En vanlig fråga bland företagare är om du kan registrera ett företag på en virtuell kontorsadress. På nyheterna läser du ofta om utländska företag med postadress i Nederländerna. Att ha så kallade postboxföretag har sina fördelar. De flesta företagare vet att denna möjlighet finns, men hur du hanterar den och vilka krav du måste uppfylla är fortfarande oklart för många. Allt börjar med registrering vid handelskammaren. Det är möjligt att registrera ditt företag även om du bor utomlands. Det finns emellertid en huvudförfrågan: ditt företag måste ha en nederländsk besöksadress eller ditt företags affärsverksamhet måste äga rum i Nederländerna.
Juridiska krav webbshop
Som ägare till en webbshop har du lagliga skyldigheter gentemot kunden. Det är obligatoriskt att ha en returpolicy, du måste vara tillgänglig för kundförfrågningar, du är ansvarig för garantin och du måste erbjuda minst ett alternativ efter betalning. Vid ett konsumentköp är kravet också att en konsument inte behöver betala mer än 50% av inköpsbeloppet i förskott. Naturligtvis är det tillåtet, om konsumenten gör detta frivilligt, att göra en full betalning men en (webb) återförsäljare får inte tvinga. Denna efterfrågan gäller endast när du köper produkter, för tjänster krävs full förskottsbetalning.
Är det obligatoriskt att nämna en adress?
Plats för kontaktinformationen måste vara tydligt och logiskt att hitta i webbshoppen. Anledningen bakom detta är att en kund har rätt att veta vem han / hon gör affärer med. Detta krav stöds av lagen och är därför obligatoriskt för varje webbshop.
Kontaktinformationen består av tre delar:
- Företagets identitet
- Företagets kontaktinformation
- Företagets geografiska adress.
Företagets identitet betyder företags registreringsuppgifter såsom handelskammarens nummer, momsnummer och företagsnamn. Kontaktuppgifterna är de uppgifter som konsumenterna kan använda för att kontakta webbshoppen. Den geografiska adressen kallas adressen från vilken företaget bedriver sin verksamhet. Den geografiska adressen måste vara en besöksadress och får inte vara en postlådeadress. I många små webbshoppar är kontaktadressen densamma som den geografiska adressen. Det kan vara svårt att uppfylla kravet på att tillhandahålla kontaktuppgifter. Här nedan kan du läsa mer om hur du fortfarande kan uppfylla detta krav.
Virtuell adress
Om du inte vill eller inte kan ge en besökbar adress i din webbshop kan du använda en virtuell kontorsadress. Denna adress kan också hanteras av den organisation du betalar hyra till. Denna typ av organisationer har också olika tjänster som spårning och vidarebefordran av postförsändelser. Att ha en holländsk adress är bra för besökarna i din webbshop.
Till vem?
Du kan behöva en virtuell kontorsadress av flera skäl. En virtuell kontorsadress är mest för:
- Människor som handlar hemma; som vill hålla affärs- och privatliv åtskilda.
- Människor som bedriver verksamhet utomlands men också försöker behålla ett kontor i Nederländerna;
- Personer med ett företag i Nederländerna som vill ha ett virtuellt kontor.
Under vissa villkor kan en virtuell adress registreras i handelskammaren.
Registrering vid Handelskammaren
Under ansökningsprocessen registreras en eller flera filialer i ditt företag. I denna process kommer både postadressen och besöksadressen att registreras. Besöksadressen gäller endast om du kan bevisa att din filial finns där. Detta kan verifieras med hjälp av ett hyreskontrakt. Detta gäller också om ditt företag är beläget i ett affärscenter. Om hyresavtalet visar att du hyr ett kontor permanent (plats), kan du registrera detta som din besökande adress i handelsregistret. Att ha en permanent hyreadress betyder inte att du alltid måste vara närvarande, men du måste ha förmågan att vara permanent närvarande vid behov. Om du till exempel hyr ett skrivbord eller kontor i två timmar i veckan räcker det inte för att uppfylla kraven för registrering av ditt företag.
För att registrera ditt företag måste du ha flera dokument tillgängliga:
- Registreringsformuläret för handelskammaren;
- Ett undertecknat hyresavtal, - köp, - eller hyreskontrakt från den holländska besöksadressen;
- En legaliserad kopia av ett giltigt bevis på identitet (du kan ordna detta med den nederländska ambassaden eller en notarie);
- Ett originalutdrag eller legaliserad kopia av befolkningsregistret för den utländska kommun där du bor, eller ett annat dokument från en officiell organisation som anger din utländska adress.
Handelskammarens föreskrifter om "virtuellt kontor"
Under de senaste åren har man märkt att ett virtuellt kontor var ett kontor där ett företag var beläget men där det verkliga arbetet inte utfördes. För ett par år sedan ändrade handelskammaren reglerna för ett virtuellt kontor. Tidigare var det vanligt att så kallade "Ghost" -företag bosatte sig på en virtuell kontorsadress. För att förhindra olaglig verksamhet kontrollerar handelskammaren om företagen har ett virtuellt kontor som också utför sin verksamhet från samma adress. Handelskammaren kallar detta hållbar affärsmetod. Detta betyder inte att företagare som har ett virtuellt kontor också måste vara permanent där, men det betyder att de måste ha förmågan att vara permanent närvarande när det behövs.
Om du har några frågor om den här bloggen eller om du har svårigheter med handelskammaren, vänligen kontakta advokaterna till Law & More. Vi svarar på dina frågor och tillhandahåller juridisk hjälp vid behov.