Sekretessavtal enligt nederländsk lag: vilka klausuler gör det verkställbart

Ett sekretessavtal (NDA), på nederländska en geheimhoudingsovereenkomst, är ett avtal där en eller båda parter lovar att hålla viss information konfidentiell. Enligt nederländsk lag är det bindande utan någon särskild form, men det skyddar dig i praktiken endast om det tydligt definierar den konfidentiella informationen och innehåller en överenskommen påföljd för ett brott.

Utan dessa två element kommer du ofta att ha svårt att bevisa vad en läcka faktiskt kostade dig. Nedan förklarar vi vad ett sekretessavtal gör enligt nederländsk lag, vilken typ som passar din situation, vilka klausuler som är viktigast och vad du kan göra när motparten bryter sitt löfte.

Vad är ett sekretessavtal och varför är det viktigt?

Ett sekretessavtal anger vilken information som är konfidentiell och vad mottagaren får och inte får göra med den. Det omvandlar en informell förväntan om diskretion till en verkställbar skyldighet.

Holländsk avtalsrätt bygger på avtalsfrihet. Ett sekretessavtal är ett vanligt avtal enligt bok 6 i den nederländska civillagen (Burgerlijk Wetboek, BW), så ett e-postutbyte eller en signerad PDF kan räcka. Ett signerat dokument är fortfarande klokt, eftersom du måste bevisa vad som överenskommits om en tvist uppstår.

Ett sekretessavtal har också en andra funktion. Enligt lagen om skydd av företagshemligheter (Wet bescherming bedrijfsgeheimen, Wbb) räknas information endast som en företagshemlighet om den är hemlig, har kommersiellt värde eftersom den är hemlig och innehavaren har vidtagit rimliga åtgärder för att hålla den hemlig. Sekretessavtal är ett av de tydligaste exemplen på en sådan åtgärd. Ett sekretessavtal stärker därför din ställning enligt Wbb såväl som enligt avtalsrätten.

När behöver man ett sekretessavtal?

Du behöver en när du måste dela värdefull information innan en relation är helt avklarad. Typiska tillfällen är:

• presentera en affärsplan eller finansiella prognoser för investerare;
• utforska ett joint venture, en fusion eller ett förvärv, där båda sidor granskar finansiella och kommersiella data;
• anlita frilansare, byråer eller leverantörer som behöver tillgång till kundlistor, källkod eller produktdesign;
• visa en prototyp för en tillverkare eller distributör;
• att rekrytera nya medarbetare som kommer att hantera interna strategier och kundinformation.

Vilken information kan ett sekretessavtal skydda?

Ett sekretessavtal kan omfatta all information som inte är allmänt känd och som har värde för ditt företag. Exempel är kund- och leverantörslistor, prissättning och marginaler, marknadsförings- och expansionsplaner, programkod, formler, tekniska ritningar och finansiella data.

Information som redan är offentlig, eller som mottagaren bevisligen kände till innan undertecknandet, är normalt undantagen. Ett bra sekretessavtal anger det uttryckligen. För det lagstadgade skyddet av affärshemligheter som finns vid sidan av ditt avtal, se vår artikel om den nederländska lagen om skydd av affärshemligheter.

Vilken typ av sekretessavtal behöver du?

Rätt typ följer den riktning informationen flödar i. Om bara ni delar information räcker ett envägs sekretessavtal; om båda parter delar information behöver ni ett ömsesidigt.

Det unilaterala sekretessavtalet

I ett ensidigt (envägs) sekretessavtal lämnar den ena parten ut informationen och den andra parten tar emot den. Endast mottagaren åtar sig sekretessförpliktelser. Detta är den vanligaste formen.

Ett startup-företag som presenterar sin affärsmodell för en potentiell investerare använder vanligtvis ett ensidigt sekretessavtal. Detsamma gäller när du anlitar en entreprenör som behöver dina projektfiler, eller visar en prototyp för en tillverkare. Var medveten om att professionella investerare ofta vägrar att skriva på sekretessavtal i ett tidigt skede. Begränsa i så fall det du delar till vad som behövs för det första samtalet.

Det bilaterala sekretessavtalet

I ett bilateralt (ömsesidigt) sekretessavtal redovisar båda parter och båda är bundna av samma skyldigheter. Det är det vanliga valet när två företag undersöker ett partnerskap, ett joint venture eller en fusion.

Det multilaterala sekretessavtalet

Ett multilateralt sekretessavtal binder tre eller fler parter i ett enda dokument. Det ersätter ett nätverk av separata bilaterala avtal.

Det är användbart för konsortier, till exempel flera företag som utvecklar en produkt tillsammans och vart och ett bidrar med sin egen teknologi. Ett avtal säkerställer att varje deltagare är bunden gentemot alla andra på samma villkor.

Vilka klausuler gör ett sekretessavtal verkställbart?

Fyra klausuler avgör om ett sekretessavtal fungerar i praktiken: definitionen av konfidentiell information, mottagarens skyldigheter, varaktigheten och konsekvenserna av ett intrång. Lagval och behörig domstol kompletterar bilden.

Hur ska man definiera konfidentiell information?

Definiera det med konkreta kategorier, inte som all information av något slag. En domstol kan bara verkställa det den kan identifiera.

En klausul som täcker allt som mottagaren någonsin hör från dig är svår att övervaka. En definition som hänvisar till identifierbara kategorier fungerar bättre, till exempel:

• finansiella data såsom omsättning, marginaler och investeraruppgifter;
• affärsstrategier, produktplaner och expansionsplaner;
• kund- och leverantörslistor, inklusive avtalsvillkor;
• programkod, formler, tekniska specifikationer och prototyper.

Många sekretessavtal tillägger att dokument som markerats som konfidentiella omfattas, och att muntlig information omfattas om du bekräftar den skriftligen inom en kort tidsperiod. Klausulen bör också lista de vanliga undantagen: information som redan är offentlig, information som mottagaren redan hade, information som lagligen mottagits från en tredje part och utlämnanden som lagen eller en domstol kräver.

Vad måste den mottagande parten göra?

Mottagaren måste hålla informationen hemlig och endast använda den för det överenskomna ändamålet. Den andra skyldigheten är lika viktig som den första.

En sekretessskyldighet i sig hindrar inte en mottagare från att själv använda din information, till exempel för att bygga en konkurrerande produkt. Sekretessavtalet bör därför ange det tillåtna syftet, såsom att bedöma en eventuell investering eller ett samarbete, och förbjuda all annan användning.

Bra sekretessavtal reglerar också vem som får se informationen inom mottagarens organisation (endast personer som behöver veta och som är bundna av liknande skyldigheter), vilka säkerhetsåtgärder som förväntas och vad som händer med informationen när samtalen avslutas. En standardklausul förpliktar mottagaren att returnera eller förstöra alla dokument och kopior på begäran.

Hur länge bör tystnadsplikten gälla?

Varaktigheten bör motsvara den period under vilken informationen behåller sitt värde. För kommersiell information är en period på två till fem år vanlig; för en genuin affärshemlighet kan skyldigheten gälla så länge informationen förblir hemlig.

Detaljer kring en produktlansering förlorar sitt värde när produkten väl finns på marknaden. En produktionsprocess eller ett recept kan behålla sitt värde i årtionden. Om sekretessavtalet inte säger något om varaktighet kan det uppstå en tvist om huruvida skyldigheten har upphört. Nederländska domstolar tolkar då avtalet mot bakgrund av rimlighet och rättvisa (redelijkheid en billijkheid, artikel 6:248 BW), vilket gör resultatet mindre förutsägbart. Det är bättre att själv sätta tidsfristen.

Vad händer efter ett brott: straffklausulen

En överenskommen straffavgift (boetebeding) är den mest effektiva klausulen i ett sekretessavtal. Den ger dig ett fast belopp per kontraktsbrott utan att du behöver bevisa din förlust.

Efter en läcka är det ofta mycket svårt att visa hur mycket omsättning eller marknadsposition du förlorat till följd av detta. Enligt artiklarna 6:91 till 6:94 i BW kan parterna komma överens om att den part som bryter avtalet ska betala ett fast belopp. Om inte annat anges i avtalet ersätter vitet ersättning för skador (artikel 6:92 i BW). Om du även vill kunna kräva högre faktiska förluster måste sekretessavtalet ange det.

Domstolen kan sätta ner ett böte, men endast om det är tydligt skäligt (artikel 6:94 BW). Domstolar tillämpar denna befogenhet med återhållsamhet, men ett belopp som inte står i proportion till det aktuella intresset löper en verklig risk för nedsättning. Ett böte per överträdelse, kombinerat med ett dagligt belopp medan överträdelsen fortgår, är vanligt förekommande. Se till att klausulen anger om bötesbeloppet förfaller omedelbart, utan föregående meddelande om dröjsmål.

Lagval och jurisdiktion

Om du gör affärer över gränserna, ange att nederländsk lag gäller och vilken domstol som är behörig. Annars kan du bli tvungen att verkställa sekretessavtalet utomlands, enligt regler du inte känner till.

Inom EU har parterna i ett kommersiellt avtal i stort sett frihet att välja tillämplig lag (artikel 3 i Rom I-förordningen) och behörig domstol (artikel 25 i Bryssel I bis-förordningen). Vissa parter väljer skiljeförfarande, till exempel vid Nederländska skiljedomsinstitutet, som håller själva tvisten konfidentiell.

Sekretessavtal med anställda: vad är skillnaden?

Anställda har redan tystnadsplikt, men en skriftlig klausul konkretiserar den. Om du vill ha en straffklausul i ett anställningsavtal gäller strängare regler.

Varje anställd måste uppföra sig som en god anställd (goed werknemer, artikel 7:611 BW), vilket inkluderar handlingsfrihet gällande arbetsgivarens verksamhet. Att avslöja affärsuppgifter som en anställd eller tidigare anställd har åtagit sig att hålla hemliga kan också vara ett brott enligt artikel 273 i den nederländska strafflagen (Wetboek van Strafrecht, Sr). De flesta arbetsgivare inkluderar fortfarande en uttrycklig sekretessklausul, eftersom den tar bort diskussion om vad som är konfidentiellt.

En klausul om straff i ett anställningsavtal är endast giltig om den uppfyller artikel 7:650 i BW. Klausulen måste vara skriftlig, den måste specificera vilka skyldigheter straffet avser och beloppet av straffet, och den måste ange vad straffet ska användas till. För anställda som inte tjänar mer än den lagstadgade minimilönen begränsar lagen beloppet ytterligare. Kollektivavtal kan innehålla sina egna regler.

Ett sekretessavtal är inte en konkurrensklausul. Det hindrar inte en tidigare anställd från att arbeta för en konkurrent; det hindrar dem bara från att använda eller avslöja din konfidentiella information. Om du vill begränsa framtida anställning behöver du en konkurrensklausul (concurrentiebeding) enligt artikel 7:653 BW, som har sina egna krav.

Vad kan ett sekretessavtal inte göra?

Ett sekretessavtal kan inte hindra någon från att rapportera oegentligheter till myndigheterna. Det kan inte heller göra information som redan är offentlig konfidentiell.

Wbb tillåter uttryckligen avslöjande av en affärshemlighet för att avslöja missförhållanden eller olaglig verksamhet i allmänhetens intresse och i utövandet av yttrandefriheten. Visselblåsare som rapporterar i enlighet med visselblåsarskyddslagen (Wet bescherming klokkenluiders) är skyddade mot repressalier. En klausul som försöker förhindra sådana rapporter kommer inte att tillämpas på den punkten.

Ett sekretessavtal binder inte heller tredje parter som inte var part i det. Om information hamnar hos en tredje part kan du ha ett anspråk mot den parten enligt Wbb, men inte enligt själva sekretessavtalet.

Vem ska skriva under, och när?

Skriv under sekretessavtalet innan någon konfidentiell information delas och se till att personen som skriver under kan vara bindande för företaget. Ett sekretessavtal som undertecknas efter det första mötet täcker inte automatiskt vad som sades under det mötet.

För ett nederländskt privat aktiebolag (bv), kontrollera i handelskammarens (KvK) handelsregister vem som är behörig att företräda det, och om den styrelseledamoten får agera ensam. Om en anställd utan behörighet skriver under kan företaget senare bestrida att det är bundet av avtalet. Elektroniska signaturer och signerade skanningar accepteras generellt som bevis, så länge du kan visa vem som skrev under och vilken version som överenskommits.

Om information delades under samtal innan sekretessavtalet undertecknades kan du ange i sekretessavtalet att det även gäller information som lämnats ut från ett visst tidigare datum. För register över vad du lämnade ut och när, till exempel genom att skicka dokument via ett datarum som loggar åtkomst.

Vilka misstag gör ett sekretessavtal svagt?

De flesta problem uppstår på grund av vaga definitioner, saknade straff och mallar som inte passar situationen. Dessa misstag visar sig sällan förrän man behöver förlita sig på avtalet.

De misstag vi oftast stöter på är:

• en definition av konfidentiell information som är så bred att den täcker allt, eller så snäv att den missar det viktiga;
• ingen begränsning av användningen, så mottagaren får utnyttja informationen så länge den inte vidarebefordrar den;
• ingen term, eller en term som slutar innan informationen förlorar sitt värde;
• ingen vitesklausul, så att varje brott mot bestämmelserna förvandlas till ett svårt skadeståndsanspråk;
• en mall skriven för ett annat rättssystem, med begrepp som saknar betydelse enligt nederländsk lag och inget lagval eller forumval.

Vad kan man göra när ett sekretessavtal bryts?

Börja med att säkra bevis och skicka sedan en formell begäran. Om motparten inte slutar kan du begära ett förbudsföreläggande hos domstolen och kräva böter eller skadestånd.

Säkra bevis och skicka en begäran

Innan du agerar, fastställ vad som avslöjades, till vem och när. Spara e-postmeddelanden, dokument, skärmdumpar och uttalanden från inblandade personer.

Nästa steg är vanligtvis ett brev som kräver att motparten slutar använda och lämna ut informationen, returnerar alla kopior och bekräftar detta skriftligen inom en kort tidsfrist. Brevet fungerar också som en underrättelse om försummelse där så krävs, och det meddelar att du kommer att kräva den överenskomna straffavgiften. I många fall är detta brev tillräckligt för att upphöra med kontraktsbrottet.

Förbudsföreläggande i summariska förfaranden

Om intrånget fortsätter kan du begära ett beslut av förberedande domare (voorzieningenrechter) i ett summariskt förfarande (kort geding) om förbud mot ytterligare användning eller utlämnande. Ett sådant beslut kan erhållas inom några veckor vid brådskande ärenden.

Domstolen brukar lägga till ett vite (dwangsom) till beslutet, vilket förfaller för varje dag eller varje fall av bristande efterlevnad. Enligt Wbb kan domstolen också besluta om återkallelse eller förstörelse av varor och dokument som är baserade på en företagshemlighet.

Att begära böter eller skadestånd

Med en giltig vitesklausul begär du det överenskomna beloppet. Utan en sådan måste du bevisa din faktiska förlust och orsakssambandet med avtalsbrottet.

Skador kan inkludera utebliven vinst och kostnaderna för att begränsa skadan, men du måste styrka dem. I praktiken är det här många krav stannar upp. För tvister som även rör patent, upphovsrätt eller annan immateriell egendom, läs hur man hanterar tvister om immateriella rättigheter i Nederländerna.

Hur ser detta ut i praktiken?

Ett exempel för att illustrera: ett mjukvaruföretag delar sin källkod med en utvecklingspartner enligt ett ömsesidigt sekretessavtal som begränsar användningen till ett gemensamt projekt. Efter att samtalen avslutats dyker en liknande produkt upp på marknaden. Eftersom sekretessavtalet innehåller en tydlig definition, en ändamålsbegränsning och en straffavgift per intrång, kan företaget få ett förbudsföreläggande i summariska förfaranden och kräva straffavgiften utan att först behöva beräkna sin förlorade omsättning. Utan dessa klausuler skulle företaget först behöva bevisa sin förlust och orsakssambandet med intrånget.

Mer bakgrundsinformation finns i lagen om skydd av affärshemligheter och i bok 6 i den nederländska civillagen.

Vad bör du kontrollera som upplysningspliktig?

Som den part som delar informationen har du bevisbördan efter en läcka. Kontrollera dessa punkter innan du skickar något.

• Sekretessavtalet undertecknas före det första konfidentiella dokumentet eller mötet, eller täcker uttryckligen information som delats från ett tidigare datum.
• Konfidentiell information definieras i konkreta kategorier, med de vanliga undantagen listade.
• Användningen är begränsad till ett angivet syfte, inte endast utlämnande.
• En straffavgift per överträdelse avtalas (artiklarna 6:91 till 6:94 BW), och sekretessavtalet anger om du också kan kräva högre faktiska skadestånd.
• Nederländsk lag och en nederländsk domstol, eller skiljedom, är överenskomna.
• Du för register över vad du lämnat ut och när, till exempel via ett datarum.

Vad ska du kontrollera som mottagande part?

Som mottagare åtar du dig skyldigheter som kan kosta dig en fastställd straffavgift per brott. Kontrollera vad du skriver under.

• Definitionen omfattar inte information som du redan hade eller lagligen mottagit från andra.
• Termen är fast och passar informationens värde, till exempel två till fem år för kommersiell data.
• Straffbeloppet är proportionerligt, och det framgår tydligt huruvida en underrättelse om försummelse först krävs.
• Dina anställda och rådgivare som behöver informationen kan få den under liknande skyldigheter.
• Klausulen om att återlämna eller förstöra ger dig rätt att behålla kopior som lagen kräver att du behåller.

Vad kan vi göra för dig med ett sekretessavtal?

Våra företagsjurister utarbetar och granskar sekretessavtal för nederländska och internationella företag och agerar när konfidentiell information missbrukas.

• Vi utarbetar ett unilateralt, ömsesidigt eller multilateralt sekretessavtal som passar den information du delar och den part du delar den med.
• Vi granskar ett sekretessavtal som den andra parten skickar till dig och markerar de klausuler som skapar risk, såsom en oproportionerlig påföljd.
• Vi kontrollerar viteklausuler i anställningsavtal mot kraven i artikel 7:650 BW.
• Vi skickar kravbrevet och meddelandet om försummelse efter ett kontraktsbrott och kräver den överenskomna vitet.
• Vi ansöker om ett förbudsföreläggande med vite för varje ytterligare överträdelse.

Sammanfattning

• Ett sekretessavtal är ett vanligt, bindande avtal enligt nederländsk lag; inget särskilt formulär krävs, men ett undertecknat dokument gör bevisningen enklare.
• Välj ett unilateralt, bilateralt eller multilateralt sekretessavtal beroende på vem som delar information.
• Definiera konfidentiell information i konkreta kategorier, begränsa användningen till ett angivet syfte och sätt en realistisk tidsfrist.
• Inkludera en straffklausul (artiklarna 6:91 till 6:94 BW); för anställda anger artikel 7:650 BW extra krav.
• Efter ett intrång, säkra bevis, skicka en begäran och, om nödvändigt, begär ett förbudsföreläggande i summarisk rättegång.

Vanliga frågor och svar