Företags juridiska ansvar i Nederländerna: skyldigheter och ansvar

Ett företag i Nederländerna har juridiskt ansvar i tre lager: bolagsrätt, som fastställer styrelsens uppgifter; allmänna skyldigheter som gäller för alla företag, såsom att lämna in årsredovisning och registrera de verkliga huvudmännen; och sektorreglering. Styrelseledamöter är som regel inte personligen ansvariga för företagets skulder, men de är det när de uppenbart missköter företaget före en konkurs eller kan bli allvarligt anklagade för felaktig förvaltning.

Den här artikeln förklarar varje nivå, vem som är personligen exponerad och hur verkställigheten fungerar i praktiken. Två processuella skyldigheter drabbar företag oftast: tidsfristen för att lämna in årsredovisningen och skyldigheten att ha ett internt visselblåsarförfarande.

Vad kräver bolagsrätten av styrelsen?

Enligt artikel 2:9 i den nederländska civillagen (BW) ska varje styrelseledamot utföra sina skyldigheter korrekt gentemot bolaget och är ansvarig för den allmänna verksamheten. En styrelseledamot är ansvarig för otillbörlig förvaltning såvida han eller hon inte kan klandras allvarligt och inte varit försumlig i att vidta åtgärder för att avvärja dess konsekvenser.

Detta interna ansvar gäller bolaget självt. Bolagsstämman beslutar vanligtvis om bolaget ska stämma en (tidigare) styrelseledamot, och en konkursförvaltare kan väcka samma talan.

När är en styrelseledamot ansvarig i konkurs?

Enligt artikel 2:248 BW (för BV) och artikel 2:138 BW (för NV) är varje styrelseledamot solidariskt ansvarig för underskottet i en konkurs om styrelsen uppenbart har utfört sina uppgifter felaktigt och detta sannolikt är en viktig orsak till konkursen.

Om styrelsen inte förde korrekt räkenskaper (artikel 2:10 BW) eller inte lämnade in årsredovisningen i tid (artikel 2:394 BW), har den fullgjort sina skyldigheter felaktigt enligt lag, och det antas att detta var en viktig orsak till konkursen. Styrelseledamoten måste då motbevisa detta presumtion. En mindre försening beaktas inte.

Vilka skyldigheter gäller för varje företag?

Varje nederländskt företag måste föra korrekta register, lämna in årsredovisning, registrera sina verkliga huvudmän och spara sina uppgifter i sju år. Dessa är procedurmässiga skyldigheter, så de är lätta att kontrollera och lätta att missa.

När måste årsredovisningen lämnas in?

Enligt artikel 2:394 BW måste bolaget lämna in sin årsredovisning till handelskammaren (KVK) inom åtta dagar efter att de antagits, och under inga omständigheter senare än tolv månader efter räkenskapsårets utgång. Om räkenskaperna inte har godkänts i tid, ska styrelsen utan dröjsmål lämna in de upprättade räkenskaperna och ange att de ännu inte har godkänts.

Hur länge måste register sparas?

Enligt artikel 2:10 i skattelagen måste styrelsen bevara böcker, dokument och andra databärare i sju år. Artikel 52 i den allmänna skattelagen (AWR) föreskriver samma sjuårsperiod för skatteändamål.

Vad gäller verkliga huvudmän och betalningsproblem?

Företag måste registrera sina verkliga huvudmän (UBO:er) i UBO-registret som förs av KVK och hålla den informationen uppdaterad. Om ett företag inte kan betala löneskatt eller moms måste styrelsen underrätta Skatte- och tullförvaltningen (Belastingdienst) om sin oförmåga att betala i tid; annars riskerar styrelseledamöterna personligen ansvar för dessa skatter enligt artikel 36 i lagen om uppbörd av statliga skatter (Invorderingswet 1990).

Vilka efterlevnadsskyldigheter beror på din verksamhet?

Vissa skyldigheter gäller endast företag av en viss storlek eller inom vissa sektorer. De vanligaste är visselblåsarförfarandet och skyldigheter mot penningtvätt.

Behöver du en visselblåsarrutin?

Ja, om du regelbundet anställer minst 50 personer. Enligt artikel 2 i visselblåsarskyddslagen (Wet bescherming klokkenluiders) måste en sådan arbetsgivare anta en rutin för rapportering av misstänkta felaktigheter, vilken måste möjliggöra rapportering skriftligen, per telefon och, på begäran, personligen. Privata arbetsgivare med 50 till 249 anställda kan dela resurser för att ta emot och utreda rapporter.

Gäller WWFT dig?

Lagen om förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism (Wwft) gäller institutioner inom dess tillämpningsområde, såsom banker, revisorer, skatterådgivare, advokater, notarier, fastighetsmäklare och handlare med varor av högt värde. Enligt artikel 3 i Wwft måste de utföra kundkontroll, inklusive att identifiera den verkliga huvudmannen. Enligt artikel 16 i Wwft måste de utan dröjsmål rapportera ovanliga transaktioner till den finansiella underrättelseenheten (FIU-Nederland).

Vilka tillsynsmyndigheter övervakar?

Tillsynen är sektorspecifik. Den nederländska finansmarknadsmyndigheten (AFM) och De Nederlandsche Bank (DNB) utövar tillsyn över finansinstitut; den nederländska dataskyddsmyndigheten (Autoriteit Persoonsgegevens) verkställer GDPR; den nederländska konsument- och marknadsmyndigheten (ACM) verkställer konkurrens- och konsumentlagstiftningen. Var och en kan ålägga administrativa böter, och åklagarmyndigheten (Openbaar Ministerie) kan åtala företag och de individer som begått brottet.

Hur upprätthålls dessa skyldigheter?

Verkställigheten sker genom tre kanaler: administrativa böter och beslut från tillsynsmyndigheter, civilrättsliga ansvarskrav från företaget, dess förvaltare eller tredje part, och straffrättsligt åtal. Aktieägare kan också vända sig till företagskammaren (Ondernemingskamer) hos Amsterdam Hovrätten ska utreda misskötsel i ett utredningsförfarande (enquêteprocedure); Näringslivskammaren är en domstol, inte en tillsynsmyndighet.

Mot tredje man kan en styrelseledamot bli personligen ansvarig enligt artikel 6:162 BW, till exempel när han eller hon åtar sig bolaget förpliktelser i vetskap om att det inte kan betala och inte erbjuder någon regressrätt. Tröskeln är en allvarlig personlig förebråelse.

Vad bör man kontrollera som regissör?

Det mesta personliga ansvaret uppstår på grund av procedurfel som kan kontrolleras på en eftermiddag.

• Har årsredovisningen för varje år lämnats in till KVK inom tolv månader efter räkenskapsårets slut?
• Är räkenskaperna fullständiga och sparade i sju år?
• Är UBO-registreringen korrekt och aktuell?
• Har någon oförmåga att betala löneskatt eller moms anmälts till Belastingdienst i tid?
• Är styrelsens beslut, och skälen för dem, protokollförda?
• Om ni har 50 eller fler anställda: finns det en visselblåsarrutin?

Vad bör man kontrollera som aktieägare?

Som aktieägare övervakar du genom bolagsstämman och beslutar om ansvarsfrihet och ansvarskrav.

• Rapporterar styrelsen regelbundet om likviditet, skatteefterlevnad och deklarationer?
• Är det tydligt i bolagsordningen vilka beslut som kräver ditt godkännande?
• Innan ansvarsfrihet beviljas (décharge): finns all relevant information i årsredovisningen eller är du på annat sätt känd?
• Finns det anledning att be Näringslivskammaren om en utredning?

Vad kan vi göra för er gällande ert företags juridiska ansvar?

Våra bolagsjurister ger råd till styrelser, direktörer och aktieägare i nederländska företag.

• Vi utför en efterlevnadskontroll av anmälningar, UBO-registrering, register och styrelseprotokoll.
• Vi utarbetar en visselblåsarrutin som uppfyller visselblåsarskyddslagen.
• Vi bedömer din personliga exponering som styrelseledamot och ger råd om entledigande.
• Vi försvarar styrelseledamöter mot ansvarskrav från bolaget eller en förvaltare.
• Vi ger aktieägare råd om ansvarskrav och utredningsförfaranden hos Företagskammaren.

Sammanfattning

• Varje styrelseledamot ska utföra sina uppgifter korrekt (artikel 2:9 BW); ansvar kräver en allvarlig klander.
• Vid konkurs skapar sen inlämning av årsredovisningen eller bristande bokföring en presumtion mot styrelseledamöterna (artiklarna 2:138 och 2:248 BW).
• Årsredovisning ska lämnas in inom åtta dagar efter fastställandet och senast tolv månader efter räkenskapsårets utgång (artikel 2:394 BW).
• Arbetsgivare med minst 50 anställda behöver en visselblåsarprocedur; Wwft-institutioner måste rapportera ovanliga transaktioner till FIU-Nederland.

Vanliga frågor och svar