Misstag ett: att använda ett mallavtal som ignorerar obligatoriska nederländska regler
En internationell mall översatt till engelska är den enskilt vanligaste källan till problem. Nederländsk lag bryr sig inte om vad dokumentet heter eller vilken lag parterna väljer: om arbetet utförs i Nederländerna gäller de obligatoriska bestämmelserna i nederländsk arbetsrätt och eventuella allmänt bindande kollektivavtal ändå. Resultatet är ett avtal som ser komplett ut och inte kan verkställas på exakt de ställen där det är relevant. Tre klausuler går oftast fel. En prövotid är endast giltig om den avtalas skriftligen, är densamma för båda parter och håller sig inom gränserna för artikel 7:652 BW: ingen prövotid alls i ett avtal på sex månader eller mindre, högst en månad i ett tidsbegränsat avtal på mindre än två år och högst två månader i ett längre tidsbegränsat avtal eller ett avtal på obestämd tid. En prövotidsklausul som överskrider gränsen är ogiltig i sin helhet, inte reducerad till det maximala, så en uppsägning under den perioden är då en vanlig uppsägning utan tillstånd. Uppsägningstiden är den andra fällan. Enligt artikel 7:672 BW är den lagstadgade uppsägningstiden för arbetsgivaren från en till fyra månader beroende på anställningslängd, medan arbetstagaren är skyldig en månad. Parterna kan förlänga arbetstagarens uppsägningstid skriftligen, men då måste arbetsgivarens uppsägningstid vara minst dubbelt så hög som arbetstagarens. Uppsägning sker också senast vid månadens slut om inte annat har avtalats. Den tredje är konkurrensklausulen. Artikel 7:653 BW kräver att den avtalas skriftligen med en vuxen arbetstagare, och i ett tidsbegränsat avtal är den endast giltig om arbetsgivaren i själva klausulen anger de tvingande affärsintressen som gör den nödvändig. En generisk klausul som kopierats till ett tidsbegränsat avtal är därför vanligtvis värdelös. Kontrollera också om ett kollektivavtal gäller för din bransch, eftersom det kan åsidosätta ditt avtal om löneskalor, arbetstider, ersättningar och pensioner.Misstag två: att tappa kontrollen över tidsbegränsade kontrakt och kedjeregeln
Enligt kedjeregeln i artikel 7:668a BW anses ett anställningsavtal vara tillsvidare när på varandra följande tidsbegränsade avtal överstiger tre år, eller så snart ett fjärde avtal ingås. Avtal räknas som på varandra följande om avståndet mellan dem är sex månader eller mindre, och ett kollektivavtal kan ändra detta i ett begränsat antal fall. Felaktigt räknat, och du har en tillsvidareanställd som endast kan sägas upp med tillstånd från Arbetstagarnas försäkringskassa (UWV) eller av tingsrätten (kantonrechter). Den andra hälften av detta misstag är anmälningsskyldigheten i artikel 7:668 BW. För varje tidsbegränsat avtal på sex månader eller mer måste arbetsgivaren skriftligen, senast en månad före slutdatum, informera arbetstagaren om huruvida avtalet kommer att fortsätta och på vilka villkor. Glöm det, och arbetstagaren har rätt till ersättning på en månadslön; meddelar du sent är ersättningen proportionell. Detta är en tidsfrist, inte en formalitet, och det är ett av de billigaste kraven en arbetstagare kan vinna. En förändring är på gång här. Lagen om ökad trygghet för flexibla arbetstagare (Wet meer zekerheid flexwerkers) har antagits och träder i kraft genom kungligt dekret; den förlänger avbrottet, varefter en ny anställningskedja börjar, från sex månader till tre år i de flesta situationer. Fram till dess att ikraftträdandet gäller sexmånadersavbrottet. Fyradagarsregeln för jourarbetare, enligt vilken en anställd som kallas in med mindre än fyra dagars varsel kan vägra samtalet och behålla rätten till lön om samtalet återkallas, följer redan av artikel 7:628a BW.Misstag tre: att behandla arbetstid, minimilön och övertid som en avtalsfråga
Arbetstiden regleras av offentlig rätt, så ett avtal mellan arbetsgivare och arbetstagare kan inte åsidosätta den. Arbetstidslagen begränsar ett skift till tolv timmar och en arbetsvecka till sextio timmar, och under en sextonveckorsperiod får genomsnittet inte överstiga fyrtioåtta timmar i veckan. En arbetstagare har rätt till minst elva timmars sammanhängande vila under varje tjugofyratimmarsperiod och till trettiosex timmars sammanhängande vila under varje sjudagarsperiod. Den som arbetar mer än fem och en halv timme har rätt till en rast på minst trettio minuter och mer än tio timmar till minst fyrtiofem minuter. Separata och strängare regler gäller för nattarbete och för unga anställda. Lagen kräver också att arbetsgivaren för register över arbets- och vilotider på ett sätt som möjliggör tillsyn, och den nederländska arbetsmyndigheten kan ålägga administrativa böter om register saknas. Vad arbetstidslagen inte gör är att fastställa övertidsersättning: det följer av anställningsavtalet eller kollektivavtalet. Det vanliga antagandet att lagen garanterar en premie för övertid är felaktigt, och detsamma gäller det omvända antagandet att övertid kan lämnas helt obetald, eftersom den totala lönen dividerad med de faktiskt arbetade timmarna aldrig får understiga den lagstadgade minimilönen. Sedan den 1 januari 2024 uttrycks denna minimilön som en lagstadgad minimitimlön för alla anställda, oavsett arbetsveckans längd; beloppen revideras två gånger om året och publiceras av regeringen. Utöver lönen ger lagen om minimilön och minimisemesterersättning (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) den anställde rätt till semesterersättning på minst åtta procent av bruttoårslönen, normalt utbetald i maj.Misstag fyra: felaktig rätt till semester och ledighet
Den lagstadgade semesterrätten är fyra gånger den avtalade veckoarbetstiden per år, enligt artikel 7:634 BW, vilket är tjugo dagar för en heltidsvecka på fem dagar. Allt utöver detta är avtalsenligt. Skillnaden är viktig på grund av preskriptionsreglerna: lagstadgade dagar förfaller sex månader efter utgången av det kalenderår då de intjänades, såvida inte arbetstagaren rimligen inte kunde ta ut dem, medan avtalsenliga dagar omfattas av den vanliga preskriptionstiden på fem år. En arbetsgivare som aldrig informerar sin personal om utgångsdatumet kommer vanligtvis inte att kunna åberopa det. Artikel 7:638 BW ålägger arbetsgivaren att ge arbetstagaren möjlighet att ta ut minst två oavbrutna veckors semester, eller två gånger en vecka, varje år. Anställda fortsätter att tjäna in semester under sjukdom, vilket regelbundet överraskar arbetsgivare som har haft en långvarig frånvaro i två år. Vid sidan av semestern finns lagen om arbete och vården (Wet arbeid en zorg). Den föreskriver graviditets- och föräldraledighet på minst sexton veckor totalt, en veckas betald partnerledighet omedelbart efter förlossningen följt av upp till fem veckors ytterligare partnerledighet under de första sex månaderna med sjuttio procent av den dagslön som betalas ut av UWV, och föräldraledighet på tjugosex gånger veckoarbetstiden tills barnet fyller åtta år, varav nio veckor betalas med sjuttio procent av dagslönen om de tas ut under det första året. Korttids- och långtidsvårdledighet samt akutledighet kompletterar bilden. Registrera allt detta i en ledighetpolicy och i din löneadministration, eftersom rättigheter som inte registreras tenderar att tas ut i slutet av anställningen, när de kostar som mest.Misstag fem: att underskatta vad sjukdom och återintegrering kräver
En arbetsgivare måste fortsätta att betala minst sjuttio procent av lönen under sjukdom i högst etthundrafyra veckor enligt artikel 7:629 BW, och under de första femtiotvå veckorna får lönen inte understiga den lagstadgade minimilönen. Ett kollektivavtal tar ofta upp detta. Under dessa två år gäller ett lagstadgat förbud mot uppsägning enligt artikel 7:670 BW, så uppsägning av annan anledning måste motiveras oberoende och kommer att prövas strikt. Den processuella sidan kommer från lagen om förbättring av arbetsgivarens behov (Wet verbetering poortwachter). Företagsläkaren upprättar en problemanalys omkring den sjätte veckan av frånvaron, arbetsgivare och arbetstagare kommer överens om en handlingsplan omkring den åttonde veckan, de utvärderar framstegen minst var sjätte vecka och gör en utvärdering i slutet av det första året, och återintegrering i den egna organisationen före placering någon annanstans. Om UWV vid slutet av de två åren drar slutsatsen att arbetsgivaren gjort otillräckliga återintegreringsinsatser kan den förlänga skyldigheten att betala lön med upp till femtiotvå veckor. Arbetsgivare måste också ha ett grundläggande avtal med en certifierad företagshälsovård och tillgång till en företagsläkare, och endera parten kan be UWV om ett expertutlåtande när de är oense om kapacitet eller om de insatser som gjorts.Misstag sex: slarviga register och vårdslös hantering av anställdas data
I nederländska arbetsrättsliga tvister bär arbetsgivaren vanligtvis bevisbördan för att den gjorde vad den påstår sig ha gjort: att en varning gavs, att ett mål sattes, att ett återintegreringssteg vidtogs och att timmar registrerades. En tunn fil är inte ett neutralt faktum, det är en förlorande position. Före den första arbetsdagen måste arbetsgivaren fastställa den anställdes identitet med hjälp av ett giltigt identitetsdokument i original och behålla en kopia i löneadministrationen; ett körkort kvalificerar inte. Lagringstiderna varierar beroende på dokument. Löne- och skatteuppgifter omfattas av den sjuåriga lagringsskyldigheten i den allmänna skattelagen (Algemene wet inzake rijksbelastingen), och uppgifter som rör löneskatter, inklusive kopian av identitetsdokumentet, måste behållas i fem år efter anställningens slut. Uppgifter som inte längre behövs för ett definierat ändamål måste raderas, eftersom den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR, på nederländska AVG) inte tillåter lagring längre än nödvändigt. De andra GDPR-skyldigheterna är lika konkreta: en laglig grund för varje behandling, en förteckning över behandlingsaktiviteter, tydlig information till personalen om vad som samlas in och varför, lämplig säkerhet och anmälan av ett personuppgiftsincident till den nederländska dataskyddsmyndigheten inom sjuttiotvå timmar om intrånget sannolikt utgör en risk. Samtycke är sällan en giltig grund i ett anställningsförhållande på grund av beroendet mellan parterna. All övervakning av anställda, och alla arrangemang för behandling av deras personuppgifter, kräver också samtycke från företagsrådet enligt artikel 27 i lagen om företagsråd (Wet op de ondernemingsraden).Misstag sju: att improvisera slutet på anställningsförhållandet
Holländsk uppsägningslagstiftning använder en sluten lista över grunder i artikel 7:669 BW, och arbetsgivaren måste visa att en grund är helt uppfylld och att omplacering till en annan lämplig tjänst inom en rimlig tid inte är möjlig. Vägen följer grunden: uppsägning av företagsekonomiska skäl eller efter två års arbetsoförmåga går via UWV, och alla andra grunder, såsom olämplighet, klandervärt beteende eller stört arbetsförhållande, går via tingsrätten, som ombeds att upplösa avtalet. Att välja fel väg kostar månader. Två misstag återkommer. Det första är prestationsdokumentationen som inte existerar: uppsägning på grund av olämplighet kräver att arbetstagaren informerades i god tid, fick en verklig möjlighet att förbättra sig och fick stöd i att göra det, och en domstol som endast ser en slutlig bedömning kommer att avslå begäran. Det andra är... summarisk uppsägning (ontslag op staande voet), vilket kräver en brådskande orsak, omedelbara åtgärder och en omedelbar angivelse av orsaken; en arbetsgivare som utreder i tre veckor innan han agerar har nästan alltid förlorat målet innan det börjar. Den lagstadgade övergångsvederlagen enligt artikel 7:673 BW förfaller vid uppsägning på arbetsgivarens initiativ, löper från den första anställningsdagen och betalas därför även ut efter uppsägning under prövotiden; dess maximibelopp fastställs varje år av regeringen och publiceras i Staatscourant, så citera aldrig en siffra från ett äldre dokument. Om arbetsgivaren har agerat allvarligt vållande kan domstolen utdöma en skälig ersättning utöver det. Många ärenden slutar istället med en Förlikningsavtal (vaststellingsovereenkomst), i vilket fall formuleringen måste skydda arbetstagarens arbetslöshetsersättning, och arbetstagaren har fjorton dagar på sig att skriftligen ångra avtalet utan att ange skäl. Vår artikel om övergångsbetalning förklarar beräkningen mer i detalj.Hur du uppfyller dina krav i den nederländska arbetsrätten
Efterlevnad är en granskningscykel snarare än ett projekt. Börja med de kontrakt som faktiskt används och kontrollera villkoren för provanställning, uppsägningstid och konkurrensförbud mot de lagstadgade gränserna och mot kollektivavtalet för din sektor. Kartlägg sedan varje tidsbegränsat kontrakt med slutdatum, en månads uppsägningsfrist och dess position i kedjan. Kontrollera att arbetstiden registreras, att lönen per arbetad timme uppfyller det lagstadgade minimibeloppet och att semester- och ledighetstillgångar är synliga i systemet snarare än i någons minne. Titta sedan på filerna. En dossier per anställd, innehållande det undertecknade kontraktet och ändringar, arbetsbeskrivning, bedömningar, varningar, överenskommelser om förbättring och eventuella sjuk- och återintegreringsdokument, med åtkomst begränsad till de personer som behöver det och ett kvarhållningsschema som faktiskt tillämpas. Slutligen, kom överens internt om att ingen uppsägning meddelas innan marken, rutten och filen har kontrollerats, eftersom den enda regeln förhindrar de flesta av de krav som beskrivs ovan. Våra Law & More B.V. Arbetsmarknadsteamet utför denna granskning för arbetsgivare och företagsråd.Law & More ger råd till holländska och internationella arbetsgivare om anställningsavtal, kollektivavtalsskyldigheter, arbetstid och lön, sjukdom och återintegrering, arbetstagares data och uppsägning, och företräder både arbetsgivare och anställda inför UWV och tingsrätten. Med kontor i Eindhoven och Amsterdam och ett flerspråkigt team kan vi granska din dokumentation innan den testas av ett anspråk. För att diskutera din situation, kontakta vårt team.Vanliga frågor och svar
Vilket är ett av de vanligaste misstagen arbetsgivare gör med holländska anställningsavtal?
Ett vanligt misstag är att använda fel typ av avtal för situationen, till exempel att blanda ihop tidsbegränsade kontrakt, tillsvidareanställningar, jouravtal och nolltimmarsavtal, som alla har specifika regler och fördelar. Att använda fel typ kan skapa extra arbete eller juridiska problem senare, så det är klokt att rådfråga erfarna juridiska rådgivare när du är osäker.
Vilka anställdas rättigheter förbiser företag oftast enligt nederländsk lag?
Företag förbiser ofta regler om arbetstid, övertidsersättning och dataskydd. Arbetstidslagen sätter tydliga gränser för daglig och veckovis arbetstid samt viloperioder, men den fastställer inte övertidsersättning: det följer av anställningsavtalet eller kollektivavtalet, med förbehåll för regeln att lönen per arbetad timme inte får understiga den lagstadgade minimitimlönen. Dessa skydd gäller strikt oavsett hur etablerat eller nytt ett företag är på den nederländska marknaden.
Hur länge kan anställdas personuppgifter lagras enligt nederländska integritetsregler?
Lagringstider beror på typen av data: löneuppgifter måste generellt sett lagras i sju år, medan det inte finns någon lagstadgad period för uppgifter om misslyckade jobbkandidater: den nederländska dataskyddsmyndigheten rekommenderar att de raderas inom fyra veckor efter att förfarandet avslutats, eller inom ett år med kandidatens samtycke. Företag måste ha en tydlig anledning till att samla in information om anställda och bör inte spara uppgifter längre än nödvändigt enligt GDPR och nederländsk integritetslagstiftning.
Vad kan hända om en arbetsgivare missköter uppsägningen av en anställd?
Domstolar kan besluta om utbetalning av betydande ersättning eller till och med kräva att arbetsgivaren återanställer den anställde om uppsägningen befinns oskälig. Detta kan tvinga företaget att betala ut extra löner i flera månader eller hantera pågående störningar på arbetsplatsen, vilket är anledningen till att det är viktigt att följa korrekt procedur och dokumentera varje beslut.
Hur bör arbetsgivare förbereda sig innan de fattar beslut om uppsägning?
Arbetsgivare bör noggrant dokumentera prestationsproblem, feedback och tydliga förbättringsplaner i god tid innan uppsägning sker, och etablera väldefinierade policyer för hantering av tjänstefel. Vid uppsägningar som drivs av ekonomiska skäl bör arbetsgivare tydligt kunna visa det affärsmässiga behovet bakom beslutet.
