En elektronisk signatur har samma rättsverkan som en handskriven i Nederländerna, förutsatt att den metod som används är tillräckligt tillförlitlig med tanke på dokumentets syfte och omständigheterna. Det är regeln i artikel 3:15a i den nederländska civillagen, och den är avsiktligt öppen: lagen föreskriver inte en teknik, den frågar om metoden passar transaktionen.
Den europeiska eIDAS-förordningen ger struktur genom att skilja mellan tre typer. En enkel elektronisk signatur är alla elektroniska data som bifogas ett dokument för att signera det – ett maskinskrivet namn, en skannad signatur, ett klick. En avancerad elektronisk signatur är unikt kopplad till undertecknaren, kan identifiera dem och upptäcka eventuella efterföljande ändringar av dokumentet. En kvalificerad elektronisk signatur är en avancerad signatur som skapats med en kvalificerad enhet och baserades på ett kvalificerat certifikat, och den har samma rättsliga verkan som en handskriven signatur i hela Europeiska unionen enligt lag.
Vilken typ behöver du?
För de flesta vardagliga kommersiella dokument räcker en enkel eller avancerad signatur, och i praktiken är den avancerade signatur som erbjuds av etablerade signeringsplattformar den rimliga standarden: den identifierar undertecknaren och visar om dokumentet har ändrats, vilket är vad en tvist kommer att kretsa kring.
En skannad signatur inklistrad i ett dokument är den svagaste. Den bevisar väldigt lite: vem som helst som har filen kan återanvända den, och den säger ingenting om huruvida dokumentet ändrades efteråt. Den är inte värdelös, men om signaturen nekas har den part som förlitar sig på den bevisbördan att metoden var tillräckligt tillförlitlig.
När en elektronisk signatur inte räcker
Vissa handlingar kräver en notariehandling eller ett specifikt formulär, och en elektronisk signatur kan inte ersätta det: överföring av registrerad egendom, överföring av aktier i ett BV, bildande av ett aktiebolag. Vissa familjerättsliga och anställningsdokument har också formkrav. Innan man undertecknar något elektroniskt är den första frågan om lagen föreskriver ett formulär för just den handlingen.
Att få en elektronisk signatur att stanna
Det som avgör en tvist är bevis om signeringsprocessen snarare än signaturbilden. Behåll den revisionslogg som plattformen genererar: vem som signerade, när, från vilken adress, hur de autentiserades och hashen som visar att dokumentet är oförändrad. Kom överens i förväg, helst i själva kontraktet, om att parterna accepterar elektronisk signering och vilken metod som ska användas. Och matcha metoden med insatserna: en kvalificerad signatur för en transaktion värd att försvara, en enkel för en rutinmässig bekräftelse.
Vanliga frågor och svar
Är en e-postbekräftelse en signatur?
Det kan vara en enkel elektronisk signatur där den är avsedd att signera. Huruvida den är tillräckligt tillförlitlig beror på dokumentet och omständigheterna, och för allt väsentligt är den en tunn grund.
Är en kvalificerad underskrift nödvändig för avtal?
Sällan enligt lag, men det undanröjer argumentet. En kvalificerad signatur har samma effekt som en handskriven signatur enligt lag, så dess tillförlitlighet är inte öppen för debatt.
Kan en part förneka att ha skrivit under elektroniskt?
De kan bestrida det, vilket är anledningen till att revisionsloggen är viktig. Med en avancerad eller kvalificerad signatur är det svårt att förneka det; med en inklistrad bild är det inte.
Råd om elektronisk signering
Vi ger råd om vilken signeringsmetod som passar en given transaktion, om formkrav som utesluter elektronisk signering och om tvister där en signatur nekas. Vänligen kontakta oss. Law & MoreVåra IT- och avtalsjurister hjälper dig gärna.
