Hur registrerar man ett företag på en virtuell kontorsadress?
En vanlig fråga bland företagare är om du kan registrera ett företag på en virtuell kontorsadress. På nyheterna läser du ofta om utländska företag med postadress i Nederländerna. Att ha så kallade postboxföretag har sina fördelar. De flesta företagare vet att denna möjlighet finns, men hur du hanterar den och vilka krav du måste uppfylla är fortfarande oklart för många. Allt börjar med registrering vid handelskammaren. Det är möjligt att registrera ditt företag även om du bor utomlands. Det finns emellertid en huvudförfrågan: ditt företag måste ha en nederländsk besöksadress eller ditt företags affärsverksamhet måste äga rum i Nederländerna.
Juridiska krav webbshop
Som ägare till en webbshop har du lagliga skyldigheter gentemot kunden. Det är obligatoriskt att ha en returpolicy, du måste vara tillgänglig för kundförfrågningar, du är ansvarig för garantin och du måste erbjuda minst ett alternativ efter betalning. Vid ett konsumentköp är kravet också att en konsument inte behöver betala mer än 50% av inköpsbeloppet i förskott. Naturligtvis är det tillåtet, om konsumenten gör detta frivilligt, att göra en full betalning men en (webb) återförsäljare får inte tvinga. Denna efterfrågan gäller endast när du köper produkter, för tjänster krävs full förskottsbetalning.
Är det obligatoriskt att nämna en adress?
Platsen för kontaktuppgifterna ska vara tydligt och logiskt tillgängligt i webshopen. Anledningen till detta är att en kund har rätt att veta vem han/hon gör affärer med. Detta krav stöds av lag och är därför obligatoriskt för varje webbshop.
Kontaktinformationen består av tre delar:
- Företagets identitet
- Företagets kontaktinformation
- Företagets geografiska adress.
Med företagets identitet avses företagets registreringsuppgifter såsom handelskammarens nummer, momsregistreringsnummer och företagsnamn. Kontaktuppgifterna är de uppgifter som konsumenter kan använda för att kontakta webbshoppen. Den geografiska adressen benämns den adress från vilken företaget bedriver sin verksamhet.
Den geografiska adressen måste vara en besöksadress och får inte vara en postboxadress. I många små webbutiker är kontaktadressen densamma som den geografiska adressen. Det kan vara svårt att uppfylla kravet på att lämna kontaktuppgifter. Här nedan kan du läsa mer om hur du ändå kan uppfylla detta krav.
Virtuell adress
Om du inte vill eller inte kan ge en besökbar adress i din webbshop kan du använda en virtuell kontorsadress. Denna adress kan också hanteras av den organisation du betalar hyra till. Denna typ av organisationer har också olika tjänster som spårning och vidarebefordran av postförsändelser. Att ha en holländsk adress är bra för besökarna i din webbshop.
Till vem?
Du kan behöva en virtuell kontorsadress av flera skäl. En virtuell kontorsadress är mest för:
- Människor som handlar hemma; som vill hålla affärs- och privatliv åtskilda.
- Människor som bedriver verksamhet utomlands men också försöker behålla ett kontor i Nederländerna;
- Personer med ett företag i Nederländerna som vill ha ett virtuellt kontor.
Under vissa villkor kan en virtuell adress registreras i handelskammaren.
Registrering vid Handelskammaren
Under ansökningsprocessen kommer en eller flera filialer av ditt företag att registreras. I denna process kommer både postadress och besöksadress att registreras. Besöksadressen gäller endast om du kan bevisa att din filial finns där. Detta kan verifieras genom ett hyreskontrakt. Detta gäller även om ditt företag är beläget på ett företagscenter.
Om det framgår av hyresavtalet att du permanent hyr ett kontor, kan du registrera detta som din besöksadress i Handelsregistret. Att ha en permanent hyresadress innebär inte att du alltid måste vara närvarande, men du måste ha möjlighet att vara permanent närvarande om det behövs. Om du till exempel hyr ett skrivbord eller kontor två timmar i veckan räcker det inte för att uppfylla kraven för registrering av ditt företag.
För att registrera ditt företag måste du ha flera dokument tillgängliga:
- Registreringsformuläret för handelskammaren;
- Ett undertecknat hyresavtal, - köp, - eller hyreskontrakt från den holländska besöksadressen;
- En legaliserad kopia av ett giltigt bevis på identitet (du kan ordna detta med den nederländska ambassaden eller en notarie);
- Ett originalutdrag eller legaliserad kopia av befolkningsregistret för den utländska kommun där du bor, eller ett annat dokument från en officiell organisation som anger din utländska adress.
Handelskammarens föreskrifter om "virtuellt kontor"
På senare år har man uppmärksammat att ett virtuellt kontor var ett kontor där ett företag fanns men där själva arbetet inte utfördes. För ett par år sedan ändrade Handelskammaren reglerna för ett virtuellt kontor. Tidigare var det vanligt att så kallade "Ghost"-företag bosatte sig på en virtuell kontorsadress.
För att förhindra illegal verksamhet kontrollerar Handelskammaren om företagen har ett virtuellt kontor som också bedriver sin verksamhet från samma adress. Handelskammaren kallar detta hållbart företagande. Det betyder inte att företagare som har ett virtuellt kontor också ska vara permanent närvarande där, men det betyder att de måste ha möjlighet att vara permanent närvarande vid behov.
Om du har några frågor om den här bloggen eller om du har svårigheter med handelskammaren, vänligen kontakta advokaterna till Law & More. Vi svarar på dina frågor och tillhandahåller juridisk hjälp vid behov.
