Förfarande för klagomål på kontoret

Law & More värderar våra kunders tillfredsställelse. Vårt företag kommer att använda bästa ansträngningar att vara till din tjänst. Ändå kan det hända att du är missnöjd med en viss aspekt av våra tjänster. Nedan hittar du de åtgärder du kan vidta i sådana omständigheter.

Om du är missnöjd med skapandet och genomförandet av ett uppdragsavtal, kvaliteten på våra tjänster eller beloppet på vår faktura, ombeds du att skicka dina invändningar först till din egen advokat. Du kan också kontakta Mr. TGLM Meevis från vårt företag. Vårt företag kommer att hantera klagomålet i enlighet med ett förfarande som beskrivs i vårt kontor för klagomål.

Vi kommer i samråd med dig att hitta en lösning på det problem som tas upp så snabbt som möjligt. Vi kommer alltid att bekräfta en sådan lösning skriftligen. Du kan förvänta dig att få vår reaktion på ditt klagomål skriftligen inom fyra veckor. I händelse av att vi måste avvika från denna term, kommer vi att informera dig i tid och vi kommer att nämna orsaken till avvikelsen och den term inom vilken du kan förvänta dig en reaktion från oss.

Artikel 1 Definitioner

I detta klagomålsförfarande ska villkoren nedan ha följande betydelser:

klagomål: alla skriftliga uttryck för missnöje från eller på uppdrag av en klient gentemot advokaten eller personen / personerna som arbetar under hans / hennes ansvar angående ingående eller utförande av ett klientuppdrag för professionella tjänster (överensstämmelse från uppdrag), kvaliteten på sådana tjänster som tillhandahålls eller det belopp som fakturerats för sådana tjänster, dock exklusive ett klagomål i den mening som avses i punkt 4 i Nederländerna Lag om advokatyrket (Advocatenwet);

klagande: en klient eller hans ombud som lämnar in ett klagomål;

klagomästare: advokaten som är anklagad för att hantera klagomålet, initialt TGLM Meevis.

Artikel 2 Tillämpningsområde

2.1 Detta reklamationsförfarande gäller för varje uppdrag för professionella tjänster som tillhandahålls av Law & More BV till sina kunder.

2.2 Det är varje advokats ansvar Law & More B.V. att hantera alla klagomål i enlighet med detta klagomålsförfarande.

Artikel 3 Mål

Syftet med detta klagomålsförfarande är:

• att fastställa ett förfarande genom vilket klagomål från klienter kan lösas på ett lösningsorienterat sätt och inom rimlig tid;
• att fastställa ett förfarande för att fastställa orsaken till klienten;
• att upprätthålla och förbättra befintliga kundrelationer genom att hantera klagomål på ett korrekt sätt;
• att främja svaret på klagomål på ett kundfokuserat sätt;
• att förbättra kvaliteten på tjänsterna genom att lösa och analysera klagomål.

Artikel 4 Information om tjänstens början

4.1 Detta klagomålsförfarande har offentliggjorts. I varje uppdragsbrev med en kund ska kunden informeras om att det finns ett klagomålsförfarande och att detta förfarande kommer att gälla för de tjänster som tillhandahålls.

4.2 Standardvillkoren för engagemang (Villkor) som gäller för varje klientengagemang (också i kraft av ett uppdragsbrev med en klient) ska identifiera den oberoende part eller organ till vilken / som ett klagomål som inte har lösts i enlighet med detta klagomålsförfarande kan lämnas in för att få ett bindande beslut.

4.3 Klagomål i den mening som avses i artikel 1 i detta klagomålsförfarande som inte löstes efter det att de hanterats i enlighet med detta klagomålsförfarande kan lämnas till tvistkommitténs Advocacy (Geschillencommissie Advocatuur).

Artikel 5 Internt klagomål

5.1 Om en klient vänder sig till kontoret med ett klagomål med hänsyn till instruktioner som ges till Law & More BV., ska klagomålet vidarebefordras till reklamationshandläggaren.

5.2 Klagomålshandläggaren kommer att informera den som klagomålet har riktats mot om inlämnandet av klagomålet och kommer att ge den klagande och den person som klagomålet har riktats mot möjlighet att förklara klagomålet.

5.3 Den person mot vilken klagomålet har riktats ska försöka lösa problemet tillsammans med den berörda klienten, oavsett om det är föremål för ingripande av klagomålshandläggaren eller inte.

5.4 Klagomålshandläggaren ska lösa ett klagomål inom fyra veckor efter mottagandet av klagomålet, eller ska underrätta klaganden, med angivande av skäl, om varje avvikelse från denna frist, med angivande av den frist inom vilken ett yttrande om klagomålet ska avges.

5.5 Klagomålshandläggaren ska skriftligen informera den klagande och den person mot vilken klagomålet har framförts om åsikten om klagomålets meriter, oavsett om det finns några rekommendationer eller ej.

5.6 Om klagomålet har hanterats på ett tillfredsställande sätt kommer klaganden, klagomålshandläggaren och den som klagomålet har riktats mot att underteckna yttrandet om klagomålets saklighet.

Artikel 6 Sekretess och kostnadsfritt hantering av klagomål

6.1 Klagomålshandläggaren och den som klagomålet riktats mot ska iaktta sekretess vid handläggningen av klagomålet.

6.2 Den klagande är inte skyldig någon ersättning avseende kostnaderna för hanteringen av klagomålet.

Artikel 7 Ansvar

7.1 Klagomålshandläggaren ska ansvara för en snabb hantering av klagomålet.

7.2 Den person mot vilken klagomålet har riktats ska hålla klagomålshandläggaren informerad om all kontakt med klaganden och om alla genomförbara lösningar.

7.3 Klagomålshandläggaren ska hålla den klagande informerad om hanteringen av klagomålet.

7.4 Klagomålshandläggaren ska se till att en fil om klagomålet förs.

Artikel 8 Reklamation av klagomål

8.1 Klagomålshandläggaren ska registrera klagomålet och identifiera ämnet för klagomålet.

8.2 Ett klagomål kan delas upp i separata ämnen.

8.3 Klagomålshandläggaren ska regelbundet rapportera om hanteringen av eventuella klagomål och ska ge rekommendationer för att förhindra att nya klagomål uppstår och för att förbättra rutinerna.

8.4 Alla rapporter och rekommendationer ska diskuteras och lämnas in för beslutsfattande minst en gång om året.