Allmänna köpvillkor: när är de bindande för din leverantör?

Dina allmänna inköpsvillkor är bindande för en leverantör enligt nederländsk lag endast om du förklarat dem tillämpliga i tid, leverantören accepterat dem och du gett leverantören en rimlig chans att läsa dem, normalt genom att överlämna dem. Det huvudsakliga undantaget är emot dig: om leverantören först hänvisade till sina egna försäljningsvillkor, eller uttryckligen avvisade dina, kan du hamna i enlighet med leverantörens villkor istället.

Om du inte överlämnar villkoren kan leverantören ogiltigförklara enskilda klausuler enligt artikel 6:233(b) i den nederländska civillagen (Burgerlijk Wetboek, BW). Nedan förklarar vi när dina köpvillkor gäller, vad som händer när båda sidor använder sin egen uppsättning, vilka klausuler som kan angripas och vad en fungerande uppsättning bör innehålla.

Vilka är de allmänna köpvillkoren?

Allmänna köpevillkor är de standardvillkor som ett företag använder varje gång det köper varor eller tjänster från ett annat företag. Artikel 6:231 BW definierar allmänna villkor som klausuler som utformats för användning i ett antal avtal, exklusive klausuler om kärnan i prestationen (kernbedingen).

I avtalet anges vad ni kom överens om den här gången: vad som levereras, till vilket pris och när. Villkoren anger vad som är detsamma varje gång: ansvar, garantier, betalning, immateriella rättigheter, sekretess och tillämplig lag. Standardförsäljningsvillkor skrivs av och för säljaren, så ett företag som köper utan egen uppsättning förhandlar utifrån ett dokument som utarbetats mot sina intressen. För säljarens sida och konsumentreglerna, se vår artikel om allmänna villkor och vad du bör veta om dem.

Hur gör ni era köpvillkor tillämpliga?

Du behöver tre saker: en tydlig förklaring om tillämplighet, godkännande av leverantören och korrekt tillhandahållande av villkoren. Om du missar det tredje alternativet kan leverantören ogiltigförklara klausuler senare enligt artikel 6:233(b) i BW.

Steg 1: förklara dem tillämpliga

Ange i offertförfrågan, inköpsordern eller kontraktet att era allmänna inköpsvillkor gäller. En entydig mening räcker. Om ni använder mer än en uppsättning, till exempel en för varor och en för entreprenadarbeten, ange vilken uppsättning ni åberopar.

Steg 2: se till att leverantören accepterar dem

Skriftligt godkännande är idealiskt men inte obligatoriskt; godkännande kan också vara tyst. En leverantör som tar emot din beställning och anger att dina köpvillkor gäller, inte invänder och sedan levererar har accepterat dem. Problemet uppstår när leverantören invänder: formstriden enligt artikel 6:225 BW, som diskuteras nedan.

Steg 3: ge leverantören en rimlig chans att läsa dem

Artikel 6:234 BW anger hur du ger den möjligheten. Huvudvägen är enkel: överlämna villkoren före eller när avtalet ingås. Endast om det inte är rimligen möjligt får du istället, innan avtalet ingås, ange att villkoren kan granskas på ditt kontor eller har lämnats in till en handelskammare eller domstolsregistrator som du anger, och att de kommer att skickas till dig på begäran.

Domstolar tolkar "rimligen inte möjligt" snävt. När du bara kan bifoga en PDF till beslutet kommer det alternativet sällan att vara tillgängligt för dig. Om du använder det och sedan inte skickar villkoren omedelbart på begäran, är klausulerna också ogiltigförklarliga.

Vad gäller elektronisk tillhandahållande?

Enligt artikel 6:234(2) i BW måste du göra villkoren tillgängliga elektroniskt före eller när avtalet ingås, på ett sätt som gör det möjligt för leverantören att lagra och konsultera dem senare. Om själva avtalet inte ingås elektroniskt kräver punkt 3 leverantörens uttryckliga samtycke till att ta emot dem på detta sätt. En länk i ett e-postmeddelandes sidfot till en webbsida som kan ändras när som helst uppfyller inte lagringskravet.

Vad händer när leverantören skickar tillbaka sina egna villkor?

I ett rent holländskt avtal vinner normalt den uppsättning som avses först. Leverantörens senare hänvisning har endast verkan om denne uttryckligen avvisar dina villkor.

Detta är formstriden. Artikel 6:225(3) BW löser den med en regel om att ett erbjudande och en accept hänvisar till olika uppsättningar allmänna villkor, har den andra hänvisningen ingen verkan om den inte uttryckligen avvisar den första. I praktiken är tidpunkten bättre än att utarbeta ett utkast.

Hur vinner man formkampen?

Förklara dina inköpsvillkor som tillämpliga och ange dem så tidigt som möjligt, helst i offertförfrågan. Om leverantören sedan lämnar en offert på sina egna villkor och uttryckligen avvisar dina, och du accepterar den offerten utan ytterligare bestämmelser, ingår du avtal på leverantörens villkor. Hänvisa till dina egna villkor igen, avvisa uttryckligen leverantörens uppsättning och klargör att du endast ingår avtal på egen hand. Där relationen är viktig, ange tillämpligheten av dina villkor i själva det undertecknade avtalet.

Gäller samma regel för internationella köp?

Nej. Där Förenta nationernas konvention om avtal om internationella köp av varor (Wienköpskonventionen, eller CISG) är tillämplig, gäller inte artikel 6:225 BW. Konventionen gäller automatiskt för köp av varor mellan företag i olika avtalsslutande stater, såvida inte parterna utesluter den.

Enligt konventionen räknas ett svar med väsentliga tillägg eller ändringar som ett moterbjudande. Hur domstolar då hanterar två motstridiga uppsättningar är inte avgjort; enligt knock-out-metoden upphäver de motstridiga klausulerna varandra och konventionen fyller luckan. Om du vill att dina egna villkor ska reglera ett internationellt köp, säg det och uteslut konventionen uttryckligen. Vår artikel om de vanligaste misstagen i internationella handelsavtal behandlar detta mer i detalj.

Vilka klausuler kan en leverantör angripa, och på vilka grunder?

Allmänna villkor kontrolleras på tre sätt: genom betungande prövning enligt artikel 6:233(a) i BW, tvingande lag enligt artikel 3:40 i BW, och rimlighet och rättvisa enligt artikel 6:248(2) i BW. Vilken av dessa en leverantör kan använda beror på dess storlek.

Är klausulen oskäligt betungande?

Enligt artikel 6:233(a) i BW kan en klausul ogiltigförklaras om den är oskäligt betungande för motparten. Domstolen granskar avtalets art och innehåll, hur villkoren har uppstått, båda parters intressen så som de är uppenbara för varandra och övriga omständigheter. Svarta och grå listan i artiklarna 6:236 och 6:237 i BW gäller direkt endast när motparten är en konsument.

Kan den här leverantören överhuvudtaget förlita sig på det skyddet?

Inte alltid. Artikel 6:235 BW utesluter de största motparterna: en part som offentliggör sina årsredovisningar enligt andra boken i BW, eller som sysselsätter femtio eller fler personer, kan inte åberopa artiklarna 6:233 och 6:234 BW. En liten motpart, såsom en enskild näringsidkare eller en lokal hantverkare, kan dra nytta av en reflexeffekt (reflexwerking), där domstolar använder konsumentlistorna som vägledning även om de inte är direkt tillämpliga.

Vilka gränser gäller för alla?

En klausul som strider mot tvingande lag, allmän ordning eller god moral är ogiltig enligt artikel 3:40 BW. Enligt artikel 6:248(2) BW gäller inte heller en klausul i den utsträckning att tillämpningen av den skulle vara oacceptabel enligt rimlighet och rättvisa (redelijkheid en billijkheid). Domstolar använder detta test med återhållsamhet, men ett ansvarsundantag som skulle omfatta uppsåt eller avsiktlig vårdslöshet är den klassiska klausulen som inte kommer att överleva.

Vad bör dina köpvillkor innehålla?

En fungerande uppsättning omfattar definitioner, ansvar och garantier, immateriella rättigheter, sekretess, tillämplig lag och forum samt betalning. För kontrakterat arbete, lägg till klausulerna om kedjeansvar, varningsplikt och säkerhet som diskuteras vidare nedan.

Definitioner, ansvar och garantier

En definitionsklausul fastställer återkommande villkor; skillnaden mellan leverans, godkännande och godkännande avgör när risken övergår till dig och när betalning förfaller. Som köpare vill du att leverantörens ansvar för fel och följdskador ska vara så brett som marknaden tillåter. Utforma inte ett undantag som omfattar uppsåt eller avsiktlig vårdslöshet: enligt artikel 6:248(2) BW faller den delen bort. Ange i garantiklausulen vad leverantören garanterar, hur länge och vilken gottgörelse du har.

Immaterialrätt

Inkludera en separat klausul när du beställer ett verk, eftersom upphovsmannen innehar upphovsrätten. Enligt artikel 2(3) i den nederländska upphovsrättslagen (Auteurswet) måste en överlåtelse avtalas skriftligen och kräver en handling som upprättas för detta ändamål. Dina villkor bör därför föreskriva en skriftlig överlåtelse eller, som ett minimum, en obegränsad licens som inkluderar rätten att ändra verket och ett avstående från de ideella rättigheter som kan avstås.

Sekretess, tillämplig lag och behörig domstol

Ange hur länge sekretessplikten varar och vad som händer med materialet när avtalet löper ut. Ange alltid tillämplig lag och behörig domstol, även i en rent nederländsk leveranskedja: leverantörer tas över eller visar sig vara en filial av ett utländskt företag. Om du vill ha de allmänna domstolarna, namnge tingsrätten, till exempel tingsrätten i Oost-Brabant; om du föredrar skiljedom, säg det.

Vilka betalningsvillkor kan ni ställa på leverantörer?

Om inget avtalas löper lagstadgad kommersiell ränta (wettelijke handelsrente) från trettio dagar efter att du mottagit fakturan. Ett stort företag som köper från en mindre leverantör får inte alls avtala om en längre löptid än trettio dagar.

Artikel 6:119a(2) BW anger en trettiodagars förseelsetid; inget meddelande om förseelse krävs. Enligt punkt 5 får parterna avtala om en tidsfrist på upp till sextio dagar. En längre tidsfrist är endast giltig om den uttryckligen avtalats och inte är grovt oskälig mot leverantören, med beaktande av objektiva skäl, prestationens art och god affärssed.

Trettiodagarsgränsen för stora företag

Enligt artikel 6:119a(6) i BW, om köparen inte kvalificerar sig som liten enligt storlekskriterierna i artikel 2:397 i BW och leverantören är ett mindre företag eller en enskild näringsidkare, kan parterna inte avtala om en betalningsvillkor på mer än trettio dagar. En klausul som gör det är ogiltig. En stor köpare kan därför inte använda sina villkor för att ålägga mindre leverantörer en betalningsvillkor på sextio eller nittio dagar.

Inkassokostnader och kvittning

Enligt artikel 6:96(4) i BW har en leverantör i en kommersiell transaktion rätt till minst 40 euro i inkassokostnader utöver ränta, och en klausul som tar bort detta gäller inte. En kvittningsklausul är värd att ha: du vill ha rätt att kvitta dina fordringar mot fakturan och att utesluta leverantören från att göra detsamma. För omtvistade fakturor upp till 25 000 euro är vägen genom tingsrätten (kantonrechter) ofta snabbare än villkoren antyder.

Vad bör du lägga till när du köper arbeten eller tjänster?

När du anlitar en entreprenör för att utföra arbete snarare än att leverera varor, lägg till klausuler om kedjeansvar, entreprenörens varningsplikt, säkerhet och eventuella standarder som fastställts, såsom UAV 2012.

Hur begränsar man kedjeansvaret för löneskatter?

En huvudentreprenör som anlitar en underentreprenör för materialarbete omfattas av kedjeansvarssystemet (ketenaansprakelijkheid) i artikel 35 i lagen om uppbörd av statliga skatter från 1990 (Invorderingswet 1990). Om underentreprenören inte betalar löneskatter och avgifter på lönerna för de personer som utförde arbetet kan den nederländska skatteförvaltningen (Belastingdienst) hålla dig ansvarig. Om du anlitar personal istället för att lägga ut arbete på entreprenad gäller det parallella systemet i artikel 34.

Dina villkor kan minska exponeringen. Skylda underleverantören att föra korrekt löneregister, identifiera de personer som anlitas, tillhandahålla betalningsregister på begäran, inhämta ditt samtycke innan ytterligare underleverantörsavtal lämnas ut och acceptera utbetalning av lönedelen till ett spärrat konto (G-räkning). Hur det spärrade kontot fungerar i ditt fall är en fråga för din skatterådgivare; dina villkor skapar de skyldigheter som gör det möjligt.

Bör man tydligt ange entreprenörens varningsplikt?

Ja. Enligt artikel 7:754 BW måste en entreprenör redan varna dig om fel i uppdraget och brister i material eller ritningar som du har levererat, i den mån denne kände till eller rimligen borde ha känt till dem. Genom att upprepa den omvandlas en underförstådd standard till en uttrycklig skyldighet med en överenskommen tidpunkt: vanligtvis en platsinspektion innan arbetet påbörjas, följt av en skriftlig rapport.

Hur är det med säkerhet och standarduppsättningar som till exempel UAV 2012?

Du kan kräva att entreprenören och dess personal innehar certifikat som VCA, följer dina arbetsplatsregler, rapporterar incidenter inom en viss tid och har försäkring av en viss typ och belopp. Byggnadsarbete utförs ofta enligt Uniform Administrative Conditions 2012 (UAV 2012), integrerade kontrakt enligt UAV-GC. Förklara uttryckligen att en sådan uppsättning är tillämplig och lista varje punkt där du avviker; en generalklausul om att dina villkor har företräde vid konflikt är ingen ersättning.

Vad bör man kontrollera som köpare?

De flesta tvister om köpvillkor handlar om hur de användes, inte om vad de säger. Kontrollera dessa punkter i den uppsättning du använder idag:

• Era villkor bifogas varje offertförfrågan och beställning, de hänvisas inte bara till eller publiceras på er webbplats (artikel 6:234 BW).
• Versionen i din ordermall är den aktuella versionen, och dina köpare vet vad de ska göra när en leverantör avvisar den.
• Er betalningsklausul medger högst sextio dagar, och högst trettio dagar för mindre leverantörer om ni är ett stort företag (artikel 6:119a i BW).
• För internationella köp av varor har du bestämt dig för om du vill undanta Wienköpskonventionen.
• Er klausul om immateriella rättigheter föreskriver en skriftlig överlåtelse genom handling eller en bred licens.
• Du använder en separat uppsättning, eller separata klausuler, för entreprenadarbete, som täcker kedjans ansvar, säkerhet och varningsplikt.

Vad bör man kontrollera som leverantör?

Om en köpares villkor ställs på dig har du mer utrymme än du kanske tror. Kontrollera dessa punkter innan du levererar:

• Oavsett om köparen faktiskt överlämnade sina villkor före eller när avtalet ingicks; om inte, och du inte är undantagen enligt artikel 6:235 BW, kan du ogiltigförklara klausuler.
• Vem hänvisade först till allmänna villkor, och om du uttryckligen avvisade köparens uppsättning i din offert (artikel 6:225(3) BW).
• Om betalningstiden överstiger sextio dagar, eller trettio dagar om köparen är ett stort företag och du är ett mindre företag.
• Huruvida ansvars- och garantiklausulerna är så vidsträckta att de skulle vara oacceptabla enligt artikel 6:248(2) i BW.
• Huruvida klausulen om immateriella rättigheter överför rättigheter till ditt verk utan en handling.

Vad kan vi göra för dig med allmänna köpvillkor?

Våra bolagsjurister arbetar för både köpare och leverantörer enligt standardvillkor och tvister kring dessa. Vi kan:

• Granska dina nuvarande köpvillkor mot artiklarna 6:119a och 6:233-6:235 BW och markera varje klausul som är ogiltig eller kan ogiltigförklaras.
• Utarbeta en ny uppsättning, eller separata uppsättningar för varor och för entreprenadarbeten, inklusive kedjeansvar och UAV 2012-klausuler.
• Kontrollera era order- och offertmallar och er process för att överlämna villkoren.
• Bedöm, i en formkamp, ​​vilka villkor som styr ert avtal.
• Utforma brevet som ogiltigförklarar eller åberopar en klausul, eller yrkandet vid tingsrätten eller tingsrätten.

Sammanfattning

• Dina inköpsvillkor binder en leverantör endast om du förklarat dem tillämpliga i tid, leverantören accepterat dem och du överlämnat dem före eller när avtalet ingicks (artiklarna 6:233 och 6:234 BW).
• I ett nederländskt avtal vinner vanligtvis den gruppen som avses först, såvida inte motparten uttryckligen avvisar den (artikel 6:225(3) BW); enligt Wienköpskonventionen gäller andra regler.
• Stora motparter kan inte använda ogiltigförklaringsvägen, men varje klausul är fortfarande underkastad tvingande lag samt rimlighet och rättvisa.
• Ett stort företag får inte avtala om en betalningstid som är längre än trettio dagar med en mindre leverantör; en sådan klausul är ogiltig (artikel 6:119a(6) i BW).
• För entreprenadarbete, lägg till klausuler om kedjeansvar, varningsplikt, säkerhet och eventuella standarder som fastställts, såsom UAV 2012.

Vanliga frågor och svar