Lagen om elektronisk arkivering i kommersiella register: hur regeringen rör sig med tiden

Beskrivning

Att hjälpa internationella kunder som har ett företag i Nederländerna är en del av min dagliga praxis. När allt kommer omkring är Nederländerna ett bra land att bedriva verksamhet i, men att lära sig språket eller vänja sig vid holländska affärspraxis kan ibland vara komplicerat för utländska företag. Därför uppskattas ofta en hjälpande hand. Omfattningen av min assistans sträcker sig från att hjälpa till med komplexa uppgifter till att hjälpa till i kommunikationen med de nederländska myndigheterna.

Nyligen fick jag en fråga från en kund för att förklara exakt vad som stod i ett brev från den holländska handelskammaren. Detta enkla men viktiga och informativa brev gällde en nyhet i bokslutet, som inom kort endast kommer att vara möjligt elektroniskt. Brevet var ett resultat av regeringens önskan att följa med tiden, att utnyttja fördelarna med elektroniskt datautbyte och att införa ett standardiserat sätt att hantera denna årligen återkommande process.

Det är anledningen till att boksluten måste deponeras elektroniskt från och med räkenskapsåret 2016 eller 2017, vilket ingår i Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (lagen om elektronisk arkivering i handelsregister), som infördes tillsammans med Besluit elektronische deponering handelsregisters (Beslut om elektronisk arkivering i handelsregister); den senare ger ytterligare detaljerade regler. Ganska en munfull, men vad exakt innebär denna lag och resolution?

Då och nu

Tidigare kunde bokslutet deponeras hos Handelskammaren både elektroniskt och på papper. Den holländska civillagen känner fortfarande till stor del bestämmelser baserade på deposition på papper. För närvarande kan denna metod ses som föråldrad och jag blev faktiskt lite förvånad över att denna utveckling inte har uppstått tidigare. Det är inte svårt att föreställa sig att arkivering av bokslut på papper har många nackdelar jämfört med elektronisk arkivering av dessa dokument när man ser ur ett kostnads- och tidsperspektiv. T

antydan om kostnader för papper och kostnader och tid som behövs för att sätta årsredovisningarna på papper och lämna in dem – även på papper – till Handelskammaren, som sedan ska behandla dessa skriftliga handlingar, utan att ens nämna tid och kostnader som uppstår. när man låter en revisor upprätta eller kontrollera dessa (icke-standardiserade) bokslut.

Därför föreslog regeringen att använda "SBR" (förkortning av: Standard Business Report), som är en standardiserad elektronisk metod för att skapa och skicka finansiell information och dokument, baserad på en datakatalog (den holländska taxonomien). Den här katalogen innehåller definitioner av data som kan användas för att skapa de finansiella rapporterna.

En annan fördel med SBR-metoden är att inte bara datautbytet mellan företaget och Handelskammaren kommer att förenklas, utan som ett resultat av standardiseringen kommer datautbytet med tredje part också att bli lättare. Små företag kan redan nu lämna in årsredovisningarna elektroniskt genom att använda SBR-metoden sedan 2007. För medelstora och stora företag har denna möjlighet införts 2015.

Så när och för vem?

Regeringen gjorde klart att svaret på denna fråga är ett typiskt fall av "storleksfrågor". Småföretagare kommer att vara skyldiga att lämna bokslutet elektroniskt genom SBR från och med verksamhetsåret 2016. Som ett alternativ har små företag som (utkast och) själva lämnar in bokslutet, möjlighet att deponera kontoutdragen via en gratis onlinetjänst – tjänsten "zelf deponeren jaarrekening" - som är i drift sedan 2014.

Fördelen med denna tjänst är att man inte behöver köpa programvara som är "SBR-kompatibel". Medelstora företag kommer att behöva lämna bokslutet genom SBR från och med räkenskapsåret 2017. Även för dessa företag kommer en tillfällig, alternativ onlinetjänst ("opstellen jaarrekening") att införas. Genom denna tjänst kan medelstora företag själva upprätta bokslutet i XBRL-format. Efteråt kan dessa uttalanden skickas in via en onlineportal ("Digipoort"). Detta innebär att företaget inte nödvändigtvis behöver köpa "SBR-kompatibel" programvara omedelbart.

Denna tjänst kommer att vara tillfällig och kommer att träda i kraft efter fem år, räknat från 2017. Det finns ännu ingen skyldighet för stora företag och medelstora koncernstrukturer att lämna in bokslutet via SBR. Detta beror på att dessa företag måste hantera en mycket komplex uppsättning krav. Förväntningen är att dessa företag kommer att ha möjlighet att välja mellan att ansöka genom SBR eller ansöka genom ett specifikt europeiskt format från 2019 och framåt.

Inga regler utan undantag

En regel skulle inte vara en regel om det inte fanns några undantag att göra. Två, för att vara exakt. De nya reglerna om arkivering av bokslut är inte tillämpliga på juridiska personer och företag med säte utanför Nederländerna, som på grundval av Handelsregisterbesluit 2008 (Commercial Register Resolution 2008) har skyldighet att arkivera de finansiella dokumenten hos handelskammaren, såvitt och i den form i vilken dessa handlingar bör lämnas ut i det land där det har sitt säte.

Det andra undantaget görs för emittenter enligt definitionen i artikel 1:1 i Wft (Finanstillsynslagen) och dotterbolag till en emittent, om dessa själva är emittenter. En emittent är alla som vill ge ut värdepapper eller har för avsikt att emittera värdepapper.

Andra uppmärksamhetspunkter

Ändå är det inte allt. Juridiska personer måste själva ta del av några ytterligare aspekter av betydelse. En av dessa aspekter är det faktum att den juridiska personen kommer att förbli ansvarig för inlämnandet av finansiella rapporter som är i enlighet med lag. Detta innebär bland annat att bokslutet ska kunna skapa en sådan insikt att man tillräckligt kan bedöma den juridiska personens ekonomiska ställning.

Jag råder därför varje företag att noggrant kontrollera uppgifterna i bokslutet innan de arkiveras hela tiden. Sist men inte minst, var uppmärksam på att vägran att lämna in utlåtandena på det sätt som föreskrivs kommer att utgöra ett brott på grundval av Wet op de Economische Delicten (Economic Offense Act). Det har snarare bekräftats att de bokslut som skapats genom SBR-metoden kan användas av bolagsstämman för att fastställa dessa. Dessa konton kan också bli föremål för revision av en revisor i enlighet med artikel 2:393 i den nederländska civillagen.

Slutsats

Med införandet av lagen om elektronisk arkivering i kommersiella register och den tillhörande resolutionen har regeringen visat en fin del av progressivitet. Som ett resultat blir det obligatoriskt för små och medelstora företag att deponera de finansiella rapporterna elektroniskt från åren 2016 respektive 2017, såvida inte företaget faller inom ramen för ett av undantagen. Fördelarna är många. Ändå råder jag alla företag att hålla sitt förnuft eftersom det slutliga ansvaret fortfarande ligger hos de skyldiga att arkivera själva och som företagsledare vill du säkert inte ha kvar att hantera konsekvenserna.

Kontakt

Om du har några ytterligare frågor eller kommentarer efter att ha läst den här artikeln är du välkommen att kontakta mr. Ruby van Kersbergen, advokat på Law & More via [e-postskyddad] eller herr Tom Meevis, advokat på Law & More via [e-postskyddad] eller ring oss på +31 (0)40-3690680.