Kommersiella avtal: hur man utformar ett avtal enligt nederländsk lag

Kommersiella avtal enligt nederländsk lag bildas genom erbjudande och accept enligt artikel 6:217 i den nederländska civillagen (BW) och behöver vanligtvis ingen särskild form. Att utforma avtalet handlar därför inte om att göra det giltigt, utan om att göra det precist, bindande för rätt part och robust mot hur en nederländsk domstol kommer att tolka det; de viktigaste undantagen är aktieöverlåtelser och fastigheter, som kräver en notariehandling.

Denna artikel följer den ordning i vilken avtalsproblem uppstår i praktiken: vem är bunden och under vilken lag, hur avtalet beskrivs, vems allmänna villkor gäller, hur risken fördelas och vilka formuleringsvanor som orsakar flest tvister.

När bör man involvera en advokat?

Juridisk rådgivning är mest värd innan de kommersiella villkoren fastställs i ett term sheet eller en intentionsförklaring. Enligt nederländsk rättspraxis kan förhandlingar som har nått ett avancerat skede inte alltid avbrytas fritt, och den part som lämnar förhandlingen kan bli tvungen att betala motpartens kostnader eller, i undantagsfall, sin förlorade vinst.

En avtalsjurist som är involverad i det skedet kan fortfarande utforma avtalet. Efter undertecknandet kan samma advokat endast bedöma skadan.

Typiska tillfällen för juridisk rådgivning gällande ett avtal är när motparten lägger fram sina egna allmänna villkor, när värde eller varaktighet är betydande, när personuppgifter eller immateriella rättigheter byter ägare och när avtalet korsar en gräns. I dessa fall kostar en granskning en bråkdel av exponeringen.

Vem är bunden, och vilken lag gäller?

Kontrollera först att parterna som nämns i avtalet är de parter du tror att du har att göra med. Använd det fullständiga juridiska namnet och den juridiska formen, ta registreringsnumret från handelskammaren (KVK) handelsregister och kontrollera att undertecknaren får företräda bolaget.

Enligt artikel 2:240 i bolagsordningen representerar styrelsen ett privat aktiebolag (BV), och varje styrelseledamot får även representera det ensamt, om inte bolagsordningen föreskriver annat. En begränsning som registrerats hos KVK kan användas mot dig, så kontrollera registret innan du skriver under; om fullmakt saknas är företaget i princip inte bundet.

Hur väljer man styrande lag, forum och språk?

För internationella avtal respekterar Rom I-förordningen (förordning (EG) nr 593/2008) parternas lagval, och Bryssel I bis-förordningen (förordning (EU) nr 1215/2012) respekterar ett giltigt domstolsval mellan EU:s medlemsstater. Gör båda valen uttryckligen och i separata klausuler, eller så kan ni först behöva föra en rättslig prövning om var målet hör hemma.

Vid internationell köp av varor gäller Wienköpskonventionen (CISG) automatiskt mellan parter i olika avtalsstater. Om du inte vill ha den, uteslut den uttryckligen.

Ett avtal kan vara på engelska och regleras av nederländsk lag, men en nederländsk domstol kommer då att läsa det med nederländska ögon: vad parterna rimligen kan förvänta sig av varandra väger tyngre än den bokstavliga formuleringen. Common law-termer som "skadestånd", "följdförlust" eller "bästa ansträngningar" har ingen fast nederländsk betydelse, så definiera dem i avtalet.

Vilka formkrav gäller?

De flesta kommersiella avtal är giltiga utan någon formalitet, och ett muntligt avtal är bindande. Men den part som åberopar ett villkor måste bevisa det, så skriftligt avtal är fortfarande den säkrare vägen.

Vissa transaktioner kräver en specifik form. Fastigheter överlåts genom notariehandling enligt artikel 3:89 BW, och andelar i ett BV genom en handling som upprättats inför en nederländsk notarie enligt artikel 2:196 BW. En överlåtelse av upphovsrätt eller en exklusiv licens måste avtalas skriftligen enligt artikel 2(3) i den nederländska upphovsrättslagen (Auteurswet).

Hur beskriver du själva affären?

Skriv den kommersiella kärnan före standardbeskrivningen: vem levererar vad, när, enligt vilken standard och vad den andra parten betalar. En definitionsklausul hjälper bara om de definierade termerna sedan används konsekvent genom hela kontraktet.

För tjänster och utvecklingsarbete har acceptansförfarandet störst värde: vad som levereras, vem testar det, mot vilka kriterier, inom hur många dagar och vad som händer om acceptans vägras. Servicenivåer fungerar bara om kontraktet också anger konsekvensen av att missa dem, såsom en servicekredit eller en rätt att säga upp avtalet.

Vad bör ni komma överens om gällande pris, betalningsvillkor och löptid?

Ange pris, valuta, momsbehandling och förfallodatum. Om ingen betalningsvillkor överenskommits mellan företagen, förfaller lagstadgad kommersiell ränta från 30 dagar efter mottagandet av fakturan enligt artikel 6:119a(2) i BW.

Enligt artikel 6:119a(5) i BW får en avtalad betalningstid inte överstiga 60 dagar, såvida inte en längre tidsfrist uttryckligen avtalats och inte är grovt oskälig mot borgenären. Enligt artikel 6:119a(6) i BW får ett stort företag som köper från en liten eller medelstor leverantör inte avtala om en tidsfrist som är längre än 30 dagar; en längre tidsfrist är ogiltig.

Försenad betalning medför den lagstadgade kommersiella räntan enligt artikel 6:119a i BW, vilken fastställs var sjätte månad, plus inkassokostnader. För avtal med obestämd tid, ange uttryckligen hur de kan sägas upp: Nederländsk rättspraxis tillåter uppsägning i princip, men rimlighet och rättvisa kan kräva en uppsägningstid eller ersättning, beroende på förhållandets längd och de investeringar som gjorts.

Vems allmänna villkor gäller?

Om båda parter hänvisar till sina egna allmänna villkor (algemene voorwaarden) prioriterar artikel 6:225(3) BW den första hänvisningen, såvida inte den andra parten uttryckligen avvisar den första uppsättningen. Ett kort, uttryckligt avslag i din orderbekräftelse avgör därför en fråga som många företag tror avgörs av den som talade sist.

Enligt artiklarna 6:233(b) och 6:234 i BW kan allmänna villkor ogiltigförklaras om användaren inte har gett motparten rimlig möjlighet att läsa dem, i princip genom att överlämna dem före eller när avtalet ingås, eller elektroniskt i en form som kan lagras. En hänvisning till villkor som har lämnats in till KVK eller ett domstolsregister räcker endast om det inte rimligen var möjligt att överlämna dem.

Enligt artikel 6:235 BW kan företag som offentliggör årsredovisning och verksamheter med 50 eller fler anställda inte alls åberopa dessa ogiltigförklaringsgrunder. De måste istället åberopa rimlighet och rättvisa enligt artikel 6:248(2) BW.

Hur fördelar du risk?

Garantier fastställer de fakta som varje part garanterar, såsom äganderätt till den levererade immateriella egendomen eller efterlevnad av produktregler. Ersättningar fördelar krav från tredje part; eftersom termen inte har någon etablerad nederländsk betydelse måste klausulen ange vad som utlöser den, vad den täcker och hur den åberopas.

Ett ansvarstak, ofta en multipel av kontraktsvärdet eller av de avgifter som betalats under de senaste tolv månaderna, är i princip giltigt. En domstol kan åsidosätta det enligt artikel 6:248(2) i BW om det skulle vara oacceptabelt enligt rimlighets- och rättviseprinciper att åberopa det, särskilt vid uppsåt eller avsiktlig vårdslöshet från gäldenärens eller dess lednings sida. Goda ansvarstak avgränsar uttryckligen dessa fall.

Hur hanterar ni immateriella rättigheter, sekretess och personuppgifter?

Ange vem som äger det som skapas under avtalet och vad den andra parten erhåller: en överlåtelse, en exklusiv licens eller en begränsad nyttjanderätt. Enligt artikel 2(3) i Auteurswet måste en överlåtelse av upphovsrätt avtalas skriftligen, så en klausul som endast säger att "kunden äger resultaten" kanske inte uppnår den överlåtelse som beskrivs.

Sekretessklausuler bör definiera vad som skyddas och hur länge. Enligt den nederländska lagen om företagshemligheter (Wet bescherming bedrijfsgeheimen) är information endast skyddad om innehavaren har vidtagit rimliga åtgärder för att hålla den hemlig, och avtalet bidrar till att bevisa dessa åtgärder. När personuppgifter utbyts, avgör om den ena parten behandlar uppgifter för den andra partens räkning; i så fall kräver GDPR ett databehandlingsavtal.

Vad gäller ändringskontroll, uppsägning och force majeure?

Kom överens om en skriftlig ändringsprocedur och utse vem som får godkänna ändringar på varje sida, eftersom de flesta tvister om omfattning börjar med en informell instruktion. Uppsägningsklausuler bör skilja uppsägning för bekvämlighet, för kontraktsbrott och för insolvens, och ange uppsägningstiden och vilka klausuler som fortsätter att gälla.

Artikel 6:75 BW anger en allmän regel om force majeure: en underlåtenhet kan inte tillskrivas gäldenären om den inte är hans vållande och inte beror på hans bekostnad enligt lag, avtal eller allmän uppfattning. En klausul som listar vilka händelser som kvalificerar och vad som händer med fortlöpande förpliktelser är mer användbar än en allmän hänvisning till "omständigheter utanför vår kontroll".

Vilka formuleringsfel orsakar tvister?

Mallar är en utgångspunkt, inte en lösning. Klausuler importerade från andra rättssystem gör ofta ingenting enligt nederländsk lag, såsom skäl för vederlag, eller gör mindre än förväntat, såsom en hel avtalsklausul: enligt Haviltex-standarden från Nederländernas högsta domstol (ECLI:NL:HR:1981:AG4158) tittar tolkningen på vad parterna rimligen kan förvänta sig av varandra, inklusive kommunikation före kontrakt.

Det andra problemet är intern inkonsekvens: löst använda definitioner, en bilaga som motsäger huvudtexten utan en prioritetsklausul, eller arbetsdagar i en klausul och kalenderdagar i en annan. Vaga standarder som "rimliga ansträngningar" eller "så snart som möjligt" lämnar beslutet till en domare; ett datum, ett nummer eller en namngiven person behåller det hos parterna.

Den tredje är preskriptionstider och uppsägningsskyldighet. Ett anspråk på fullgörande preskriberas fem år efter att det förföll (artikel 3:307 BW), ett skadeståndsanspråk fem år efter att du fick kännedom om skadan och den ansvariga parten (artikel 3:310 BW), och enligt artikel 7:23 BW måste en köpare anmäla ett fel inom rimlig tid efter att ha upptäckt det. Avtal förkortar ofta dessa perioder, så kontrollera om ett fel realistiskt sett kan upptäckas inom det avtalade tidsfönstret.

Vad bör man kontrollera som leverantör?

• Era allmänna villkor överlämnas före eller vid undertecknandet, och ni avslog uttryckligen köparens villkor.
• Ert ansvarstak är tydligt och omfattar både uppsåt och avsiktlig vårdslöshet.
• Godkännandeförfarandet har fasta testkriterier och en tidsfrist.
• Din betalningsvillkor uppfyller artikel 6:119a i BW.
• Immateriella rättigheter som du behåller är förbehållna, och alla licenser har begränsad omfattning.

Vad bör man kontrollera som kund?

• Leverantörens juridiska namn, KVK nummer och undertecknanderätt är korrekta.
• Servicenivåer har en konsekvens, såsom en servicekredit eller en uppsägningsrätt.
• Immateriella rättigheter som måste överföras till dig överförs skriftligen.
• Uppsägningstider för fel är realistiska för produkten eller tjänsten.
• Avtalet anger hur och när du kan säga upp avtalet, och vad som händer med dina uppgifter.

Vad kan vi göra för er med kommersiella avtal?

Våra civilrättsliga jurister upprättar, granskar och förhandlar kommersiella avtal på nederländska och engelska; se även våra översikter över handelsrätt i Nederländerna och upprättande av nederländska avtal.

• Vi upprättar leverans-, distributions-, licens- och samarbetsavtal enligt nederländsk lag.
• Vi granskar motpartens avtal och markerar de klausuler som behöver förhandlas.
• Vi utarbetar eller uppdaterar era allmänna villkor och hur ni överlämnar dem.
• Vi kontrollerar ansvarstak, garantier och ersättningar mot nederländsk rättspraxis.
• Vi förhandlar med motparten eller dess advokat för din räkning.

Sammanfattning

• Ett avtal ingås genom erbjudande och accept (artikel 6:217 BW); formkrav är undantaget.
• Kontrollera motparten och dess undertecknare i KVK handelsregister innan undertecknande.
• I en formstrid gäller den första hänvisningen till allmänna termer, om den inte uttryckligen avvisas (artikel 6:225(3) BW).
• Betalningsvillkoren mellan företag är begränsade till 60 dagar och till 30 dagar för stora köpare av små och medelstora leverantörer (artikel 6:119a BW).
• Definiera common law-termer och undvik vaga standarder; en nederländsk domstol tolkar avtalet enligt Haviltex-standarden.

Vanliga frågor och svar