Sekretessavtal: vad det tillför enligt nederländsk lag

Ett sekretessavtal i affärsverksamhet är ett avtal där en eller flera parter lovar att inte avslöja specifik information och att inte använda den utanför ett överenskommet syfte. Enligt nederländsk lag behöver man inte alltid ett, eftersom lagen om affärshemligheter (Wet bescherming bedrijfsgeheimen) har skyddat genuina affärshemligheter sedan den 23 oktober 2018, även där ingenting undertecknades. Men utan ett avtal är annan känslig information knappt skyddad och det är svårt att bevisa en förlust efter en läcka.

Avtalet förtjänar sin plats genom att besvara det som lagen lämnar öppet: vad exakt som är konfidentiellt, hur länge, vem som får se det och vad ett kontraktsbrott kostar. För själva dokumentet, klausul för klausul, se vår fullständiga guide till sekretessavtalet.

Varifrån kommer sekretessskyldigheter i en nederländsk affärsrelation?

En tystnadsplikt kan följa av ett avtal, av lagen om företagshemligheter, av rimlighet och rättvisa eller av ett anställningsförhållande. Dessa fyra källor verkar oberoende av varandra, och den du förlitar dig på avgör vad du måste bevisa.

Ett avtal, eller en sekretessklausul i ett större avtal, binder parterna på sina egna villkor. Du behöver bara visa att informationen faller inom den överenskomna definitionen och att den andra parten röjde eller använde den. Lagen om företagshemligheter ger innehavaren av en företagshemlighet rättsmedel mot alla som förvärvar, använder eller röjer den olagligt, inklusive en part som aldrig undertecknat något.

Rimlighet och rättvisa enligt artiklarna 6:2 och 6:248 i den nederländska civillagen (Burgerlijk Wetboek, BW) reglerar även förhandlingsparter och avtal som inte nämner sekretess. Utanför alla relationer kan en part som avsiktligt utnyttjar ett annat företags konfidentiella information bli ansvarig för skadeståndsrätt enligt artikel 6:162 BW.

En arbetstagare måste uppföra sig som en god arbetstagare enligt artikel 7:611 i BW, som innefattar rätt till diskretion i arbetsgivarens angelägenheter. Enligt artikel 7:678 i BW är det brådskande skäl för uppsägning att lämna ut affärsuppgifter som arbetstagaren var skyldig att hålla hemliga.

Vad skyddar lagen om företagshemligheter utan avtal?

Lagen skyddar information som är hemlig, kommersiellt värdefull eftersom den är hemlig, och som omfattas av rimliga åtgärder för att hålla den hemlig. De tre villkoren, hämtade från direktiv (EU) 2016/943, är kumulativa: om ett av dem misslyckas stängs den lagstadgade vägen.

I praktiken avgör det tredje villkoret fall. Åtkomstbegränsningar, en dokumenterad policy för information om nödvändig information, markerade dokument, datarumsloggar och undertecknade sekretessavtal förvandlar ett påstående om sekretess till ett bevisbart faktum. En prissättningsmodell som cirkulerar som ett obegränsat kalkylblad kommer att vara svår att presentera för en domstol som en skyddad hemlighet.

Förvärv, användning eller utlämnande är olagligt om det innebär obehörig åtkomst eller kopiering, beteende som strider mot god affärssed eller brott mot en tystnadsplikt. En tredje part som visste eller borde ha vetat att hemligheten kom från ett sådant brott är också ansvarig, vilket möjliggör ett krav mot en ny arbetsgivare såväl som den avgående arbetstagaren.

Lagen lämnar också utrymme. Oberoende upptäckt och reverse engineering av en lagligt erhållen produkt är lagliga, såvida inte ett avtal giltigt begränsar reverse engineering. En domstol måste avvisa ett yrkande där avslöjandet tjänade yttrandefriheten, avslöjade felaktigheter i allmänintresset eller var en del av arbetstagarrepresentation, och inget avtal kan utesluta dessa försvar.

Vad tillför ett sekretessavtal utöver det lagstadgade skyddet?

Ett avtal omfattar känslig information som inte är en affärshemlighet, och det anger ändamålsgränser, regler för vidareutlämnande, returtullar och val av lag och domstol. Ett offererat anbudspris, identiteten på en potentiell köpare eller förekomsten av förhandlingar kanske inte kvalificerar som affärshemligheter, men alla kan orsaka skada i fel händer.

Avtalet begränsar användningen till det överenskomna ändamålet, namnger de rådgivare, koncernbolag och underleverantörer som får ta emot informationen, fastställer när material måste returneras eller förstöras samt avgör vilken lag som gäller och vilken domstol eller skiljedomstol som beslutar. Att underteckna och verkställa sådana avtal är också ett bevis på de rimliga åtgärder som lagen om företagshemligheter kräver.

Håll koll på senare kontrakt. Ett aktieköps-, tjänste- eller aktieägaravtal har ofta en egen sekretessklausul och en hel avtalsklausul, som kan ersätta det tidigare avtalet på mindre förmånliga villkor om du inte anger något annat. Vår översikt över de olika typerna av kommersiella avtal enligt nederländsk lag förklarar hur dessa dokument hänger ihop.

Hur skyddar ni information under förhandlingar och due diligence?

Skriv under före det första väsentliga mötet och redovisa i etapper. Skyldigheten till rimlighet och rättvisa mellan förhandlingsparterna är öppen och svår att upprätthålla snabbt, och när en överenskommelse ser verklig ut har informationen vanligtvis delats.

I ett förvärv eller en investeringsrunda är köparen vanligtvis aktiv på samma marknad. Först ska en anonymiserad profil redovisas, sedan aggregerad finansiell information, och först efter en avsiktsförklaring kundens avtal, marginaler och personaldata. Ett datarum med individuella inloggningsregister över vem som tittade på vad. Se vår artikel om due diligence vid holländska fusioner och förvärv.

Lägg till ett åtagande om att inte värva för din personal och dina kunder, eftersom sekretess i sig inte hindrar den andra sidan från att kontakta din kommersiella chef. Se till att skyldigheten överlever slutet på samtalen; reglerna för att avbryta förhandlingar i Nederländerna löser den andra hälften av det problemet.

Hur skyddar ni informationen i leveranskedjan?

Kräv att din motpart ålägger sina underleverantörer samma skyldigheter och förblir ansvarig för dem som för sitt eget beteende. Annars skulle du behöva stämma en underleverantör utan avtal, enligt den hårdare lagstadgade grunden.

Ange de länder eller enheter till vilka information kan komma att överföras. Observera att ett sekretessavtal inte är ett databehandlingsavtal (verwerkersovereenkomst): om den andra parten behandlar personuppgifter på dina instruktioner kräver artikel 28 i GDPR ett separat avtal, och den nederländska dataskyddsmyndigheten (Autoriteit Persoonsgegevens) övervakar efterlevnaden. Vår artikel om databehandlingsavtalet i Nederländerna anger vad det måste innehålla.

Hur skyddar ni konfidentiell information mot er egen personal?

En sekretessklausul binder en anställd under och efter anställningen, men den håller dem inte borta från en konkurrent. Till skillnad från en konkurrensklausul behöver den inga särskilda formaliteter för att vara giltig.

Kunskap som förvärvats som vanlig yrkesskicklighet tillhör den anställde; konkret, identifierbar information tillhör arbetsgivaren. För att hålla någon borta från marknaden behöver du en konkurrensklausul (concurrentiebeding) eller en värvningsklausul (relatiebeding) enligt artikel 7:653 BW: skriftligen och, i ett tidsbegränsat avtal, med en skriftlig redogörelse för det tvingande affärsintresset. Se vår artikel om konkurrensklausuler enligt nederländsk arbetsrätt.

Ett straff i ett anställningsavtal måste uppfylla artikel 7:650 BW: skriftligen, med angivande av de regler vars brott medför straff och beloppet, och straffet får inte direkt eller indirekt gynna arbetsgivaren. För anställda som tjänar mer än den lagstadgade minimilönen kan parterna skriftligen avvika från delar av detta. För samma brott kan arbetsgivaren yrka antingen straff eller skadestånd, inte båda.

Återställ enheter, återkalla åtkomst och bevara loggar för e-post och filöverföringar innan du avslutar konton på den sista arbetsdagen. Om en anställd vidarebefordrar dokument till en privat adress strax innan hen säger upp sig, är dessa loggar vanligtvis hela fallet.

Vad gör en nederländsk domstol med en straffklausul?

Domstolen tillämpar klausulen, men enligt artikel 6:94 BW kan den sänka straffet om det uppenbart är skäligt. En boetebeding besparar dig från att bevisa den ekonomiska förlusten av en läcka, vilket ofta är mycket svårt.

Enligt artikel 6:92 BW ersätter vitet lagstadgade skadestånd, så avtalet måste uttryckligen ange om du också vill göra anspråk på din faktiska förlust. Enligt artikel 6:93 BW förfaller vitet först efter en underrättelse om förfall om ett skadeståndsanspråk skulle kräva en sådan, såvida inte klausulen föreskriver annat. Högsta domstolen (Hoge Raad) förväntar sig att domstolarna använder befogenheten att sätta ner skadeståndet med återhållsamhet.

En nivåindelad klausul fungerar bättre än en klumpsumma: ett fast belopp per intrång, ett dagligt belopp för ett fortsatt intrång, ett övergripande tak och en uttrycklig reservation för ytterligare skadestånd och ett förbudsföreläggande. En enda stor summa som behandlar ett felriktat e-postmeddelande som stöld av en kunddatabas inbjuder till minskning.

Vad ska man göra när konfidentiell information läcker ut?

Säkra bevisen, skicka en skriftlig anmälan och gå till förhandlingsdomaren (voorzieningenrechter) i summariskt förfarande (kort geding) om brottet fortsätter. Snabbhet och bevis avgör dessa fall.

Säkra först åtkomstloggar, nedladdningshistorik, e-posttrafik och datarummets revisionslogg, lagligt och innan någon konfronteras. Skicka sedan ett meddelande med skyldigheten, fakta, ett krav på att upphöra med och returnera materialet, och en tidsfrist; det fastställer också det försummelsekrav som artikel 6:93 BW kan kräva.

Domaren kan beordra motparten att sluta använda informationen, överlämna eller förstöra kopior och identifiera mottagare, och kan hålla informationen hemlig från den offentliga delen av förfarandet. Om bevis kan försvinna kan ett bevisbeslag (bewijsbeslag) begäras. I sak kan domstolen utdöma skadestånd, inklusive en rimlig licensavgift, och besluta om offentliggörande av domen. Avsiktligt röjande av någon som är bunden av tystnadsplikt kan också vara ett brott enligt artikel 273 i den nederländska strafflagen (Wetboek van Strafrecht).

Vilka misstag kostar företag deras skydd?

För sent undertecknande, en vag definition, en ogenomtänkt term och ett kontrakt som ingen upprätthåller. Ett avtal som undertecknats efter att informationen delats återställer inte din position.

En definition av ”all information som lämnas ut” ger domstolen inget att arbeta med; en lista med endast tekniska ritningar lämnar kommersiell information oskyddad. Använd kategorier med konkreta exempel och ett bekräftelseförfarande för muntliga utlämnanden.

Nederländsk lag anger ingen maximal giltighetstid; två till fem år är en konvention. Anpassa giltighetstiden till informationens kommersiella livslängd. En affärshemlighet förblir skyddad enligt lagen så länge den förblir hemlig. Skyldigheter som ingen övervakar eller upprätthåller undergräver också ditt argument att du vidtagit rimliga åtgärder; se vår artikel om att skydda affärshemligheter.

Vad bör du kontrollera som upplysningspliktig?

• Att avtalet undertecknas före det första väsentliga mötet eller datarummets åtkomst.
• Att definitionen listar informationskategorier med konkreta exempel.
• Att vidareutlämnande till rådgivare och underleverantörer kräver lika strikta villkor, där din motpart är ansvarig för dem.
• Att vitesklausulen är stegvis, ska betalas utan uppsägningstid och förbehåller sig ytterligare skadestånd enligt artikel 6:92 BW.
• Att ett separat databehandlingsavtal enligt artikel 28 i GDPR finns på plats om personuppgifter delas.

Vad ska du kontrollera som mottagande part?

• Att ändamålsbegränsningen fortfarande tillåter dig att utföra den bedömning eller det arbete du anlitades för.
• Den informationen du redan kände till, utvecklade oberoende eller som är offentlig faller utanför definitionen.
• Att perioden slutar vid ett fast datum snarare än att löpa på obestämd tid.
• Att straffet är proportionerligt och har ett tak, med tanke på domstolens befogenhet att sänka straffet enligt artikel 6:94 BW.
• Att retur- och destruktionsskyldigheter tillåter dig att behålla kopior som krävs enligt lag eller i automatiska säkerhetskopior.

Vad kan vi göra för dig med ett sekretessavtal?

Våra bolagsjurister agerar för både upplysande och mottagande parter, i transaktioner, leveranskedjor och anställningsrätt.

• Vi utarbetar eller granskar sekretessavtalet, inklusive definition, villkor och straffklausul.
• Vi kontrollerar hur det samverkar med senare aktieköp, tjänster eller aktieägaravtal.
• Vi utarbetar nedflödesklausulen för underleverantörer och databehandlingsavtalet enligt artikel 28 i GDPR.
• Vi säkrar bevis efter en läcka och skickar ut en underrättelse om förfallodatum.
• Vi inleder ett summariskt förfarande inför förberedande domare eller ett bevisbeslag.

Sammanfattning

• Lagen om företagshemligheter skyddar genuina företagshemligheter utan avtal, men bara om du har vidtagit rimliga åtgärder för att hålla dem hemliga.
• Ett sekretessavtal täcker även känslig information som inte är en affärshemlighet, begränsar dess användning och reglerar vidare utlämnande.
• Skriv under innan du delar, definiera informationen per kategori och matcha termen med dess kommersiella livslängd.
• En vitesklausul besparar dig kravet på att bevisa din förlust, men enligt artikel 6:94 BW kan domstolen sänka den.
• Efter en läcka, säkra först bevisen, skicka en skriftlig anmälan och överväg summariska förfaranden.

Vanliga frågor och svar