Gränsöverskridande distansarbete och EU:s ramavtal om distansarbete: vad arbetsgivare i Nederländerna behöver veta

En anställd ber om att få arbeta två dagar i veckan från Antwerpen, eller från sina föräldrars hus i Polen. Det låter som en schemaläggningsfråga. Det är det inte: gränsöverskridande distansarbete berör tre separata rättssystem samtidigt, och tre olika länder kan alla ha ett anspråk. Den här artikeln beskriver hur man går igenom frågan i rätt ordning, vad EU:s ramavtal om gränsöverskridande distansarbete löser och inte löser, och vad en arbetsgivare bör ha tillgång till innan han säger ja.

Tre frågor, tre möjliga svar, tre olika länder

Det vanligaste felet är att behandla gränsöverskridande distansarbete som en enda fråga. Det är tre, som styrs av olika instrument och avgörs oberoende av varandra:

• Vilket lands socialförsäkringssystem täcker den anställde? Binärt, med i princip exakt ett svar.
• Vilket lands anställningsrätt styr förhållandet? Inte binär: en vald lag kan gälla medan ett annat lands tvingande regler åsidosätter delar av den.
• Var beskattas den anställde, och förvärvar arbetsgivaren en skattepliktig närvaro? Två frågor, och det är arbetsgivarens exponering som glöms bort.

En anställd bosatt i Belgien, anställd av ett holländskt företag, arbetar tre dagar hemifrån och två dagar i Eindhoven, kan bli försäkrad i Nederländerna, skyddad av belgisk obligatorisk arbetsrätt och delvis beskattad i båda; vår översikt över gränsöverskridande arbetsrätt anger hur dessa lager interagerar. Det vill säga att systemet fungerar som det ska.

Socialförsäkringen först

Börja här: svaret är tydligast och det driver pappersarbetet. Inom EU, EES och Schweiz samordnar förordning 883/2004 de nationella systemen. Den harmoniserar inte; den fördelar.

Ett system i taget

Den styrande principen i artikel 11 i förordning 883/2004 är att en person endast omfattas av lagstiftningen i en enda medlemsstat. Standardregeln är lex loci laboris : du är försäkrad där du faktiskt arbetar, oavsett var du bor eller var din arbetsgivare är etablerad. En anställd som bor i Tyskland men arbetar helt på ett nederländskt kontor är försäkrad i Nederländerna.

Arbeta i två eller flera medlemsstater

Distansarbete bryter mot det enkla fallet och artikel 13 i förordning 883/2004 tar över. Om en anställd utför verksamhet i två eller flera medlemsstater är prövningen huruvida en väsentlig del av arbetet utförs i bosättningsstaten. Enligt artikel 14 i förordning 987/2009 är den tröskeln 25 % av arbetstiden eller ersättningen, beräknad under de följande tolv månaderna.

• Under 25 % i bosättningsstaten: Arbetstagaren förblir försäkrad där arbetsgivaren har sitt registrerade kontor. För en nederländsk arbetsgivare fortsätter den nederländska socialförsäkringen.
• Vid eller över 25 %: Kompetensen övergår till bosättningsstaten, och den nederländska arbetsgivaren måste registrera sig och betala avgifter där enligt det landets skattesatser.

Den vändningen är hela problemet. En extra hemarbetsdag i veckan kan helt och hållet få en anställd borta från den nederländska socialförsäkringen, med konsekvenser för pensionsinkomster, sjukersättning och avgifter. Ingenting med det är gradvis.

EU:s ramavtal om gränsöverskridande distansarbete

Ramavtalet finns för att mildra den klippkanten. Det är ett multilateralt avtal som ingåtts enligt artikel 16 i förordning 883/2004, vilket gör det möjligt för medlemsstaterna att komma överens om undantag från de vanliga fördelningsreglerna för särskilda personer eller kategorier av personer.

Vad den gör

Där det är tillämpligt tillåter avtalet en anställd som vanligtvis distansarbetar från sin hemstat att förbli försäkrad i den stat där arbetsgivaren har sitt registrerade säte, även om tröskeln på 25 % för väsentlig verksamhet har överskridits. Villkoret enligt avtalet är att gränsöverskridande distansarbete i hemstaten är mindre än 50 % av den totala arbetstiden. Det är den enda procentandel som själva avtalet anger. 25 % är inte ett villkor i avtalet utan tröskeln för väsentlig verksamhet i artikel 13 i förordning 883/2004, under vilken arbetstagaren förblir försäkrad i arbetsgivarens stat utan att något avtal åberopas. I praktiken motsvarar avtalet därför intervallet mellan 25 % och 50 %.

Villkoren

• Båda staterna måste vara undertecknare. I skrivande stund har 23 stater undertecknat: Österrike, Belgien, Kroatien, Tjeckien, Estland, Finland, Frankrike, Tyskland, Irland, Italien, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Nederländerna, Norge, Polen, Portugal, Slovakien, Slovenien, Spanien, Sverige och Schweiz. De flesta tillämpade det från och med den 1 juli 2023; Slovenien från och med den 1 september 2023, Italien från och med den 1 januari 2024, Litauen från och med den 1 maj 2024, Irland från och med den 1 juni 2024 och Estland från och med den 1 februari 2026. Danmark, Grekland, Ungern, Bulgarien, Rumänien, Cypern, Lettland och Island är inte undertecknare, och Storbritannien har antytt att de inte kommer att underteckna.
• Det är inte automatiskt. Den poäng som arbetsgivare oftast missar är att den inte tillämpas med rättskraft på fakta. En begäran måste, med arbetsgivarens och arbetstagarens samtycke, lämnas in till den behöriga institutionen i den stat vars lagstiftning begärs – för en nederländsk arbetsgivare, Sociale Verzekeringsbank. Utan en begäran gäller vanliga regler och arbetstagaren kan helt enkelt vara försäkrad utomlands.
• Det resulterar i ett A1-certifikat. Det portabla dokumentet som styrker vilken stats lagstiftning som gäller: vad en utländsk inspektion begär och det enda praktiska beviset för att arrangemanget gjordes.
• Det omfattar endast distansarbete. Det omfattar arbete som utförs på distans från hemstaten med hjälp av informationsteknik för att hålla kontakten med arbetsgivarens arbetsmiljö, inte kundbesök, arbete på plats, försäljningsaktiviteter eller bilkörning dit. En anställd som distansarbetar 40 % och även besöker kunder i det landet faller utanför det.
• Det är i sin tur bilateralt. Den behandlar endast tvåstatsfallet: bosättningsstat och arbetsgivarstat.

Avtalet är inte statiskt, och inte heller listan ovan: Estland gick med först den 1 februari 2026. Signatarlistan och den gällande texten publiceras av den belgiska federala socialförsäkringsmyndigheten, som upprätthåller signatarlistan för de deltagande staterna, och SVB publicerar den nederländska ståndpunkten. Kontrollera båda innan du förlitar dig på avtalet för ett nytt arrangemang eller förnyar ett A1-formulär som är beroende av det, snarare än att anta att det som var sant när arrangemanget upprättades fortfarande är sant.

En begäran som görs sent är inte nödvändigtvis förlorad. SVB accepterar begäranden med retroaktiv verkan i upp till tre månader, förutsatt att avgifter faktiskt har betalats konsekvent i den stat vars lagstiftning söks under den perioden. En lucka som upptäcks vid en löneöversyn bör därför åtgärdas omedelbart, eftersom fönstret för att reglera den är kort.

Där ramavtalet inte gäller

Om någon av staterna inte har undertecknat, om arbetstagaren arbetar från en tredje stat, om distansarbetet når 50 %, eller om det förekommer annan aktivitet än distansarbete i hemviststaten, återupptas de vanliga reglerna: överstiger 25 % i hemviststaten och arbetstagaren är försäkrad där, och den nederländska arbetsgivaren måste registrera sig som utländsk arbetsgivare och betala in avgifter lokalt. Ett individuellt undantag kan fortfarande sökas enligt artikel 16 i förordning 883/2004, men det kräver att båda staterna är överens, är diskretionärt och långsamt. Utanför EU, EES och Schweiz kan ett bilateralt avtal gälla; där Nederländerna inte har någon är dubbelförsäkring eller ett gap i försäkringsskyddet realistiskt.

Arbetsrätt: Rom I och reglerna du inte kan bryta mot

Socialförsäkringskompetens säger ingenting om vilken arbetsrätt som gäller. Det är Rom I:s territorium, och det fungerar annorlunda. Enligt artikel 3 Rom I kan parterna välja tillämplig lag, och de flesta nederländska avtal väljer nederländsk lag. Artikel 8 Rom I begränsar vad detta val uppnår för ett anställningsavtal: det kan inte beröva arbetstagaren skyddet av bestämmelser som inte kan avvikas från genom avtal enligt den lag som skulle ha gällt utan ett val – i första hand lagen i det land där, eller från vilket, arbetstagaren vanligtvis utför arbetet. Artikel 8 Rom I innehåller också en undantagsklausul när avtalet har en närmare anknytning till ett annat land, och artikel 9 Rom I lägger till överordnade tvingande bestämmelser från forumet. Vi beskriver den interaktionen mer i detalj i vår artikel om var partsautonomi möter tvingande lag.

Den praktiska konsekvensen är värd att tydligt ange. En anställd som faktiskt utför merparten av sitt arbete från ett hem i en annan medlemsstat kan vanligtvis arbeta där. Nederländsk lag kan förbli den valda lagen medan det landets obligatoriska skydd gäller utöver det – och uppsägningsskydd är mycket ofta obligatoriskt. En nederländsk arbetsgivare som följer UWV- eller tingsrättens väg på vanligt sätt kan upptäcka att den inte har uppfyllt uppsägnings-, avgångsvederlags- eller procedurkraven i det land där den anställde faktiskt arbetar. Minimilön, arbetstid, betald semester, diskrimineringsskydd och konkurrensförbud inbjuder till samma behandling. Det finns ingen tröskel här som är jämförbar med 25-procentig socialförsäkringstest: ”vanligtvis utför” är en kvalitativ bedömning av var tyngdpunkten i förhållandet ligger.

När distansarbete blir utstationering

Arbetsgivare antar att utstationeringsdirektivet gäller byggarbetsplatser och åkerier. Dess tillämpningsområde, i artikel 1 i direktiv 96/71/EG, är ett gränsöverskridande tillhandahållande av tjänster: utstationering enligt ett avtal med en mottagare i en annan medlemsstat, utstationering till en gruppföretag eller uthyrning genom ett bemanningsföretag. Artikel 3 inför sedan en hård kärna av värdstatens villkor – arbetstid, betald semester, ersättning, hälsa och säkerhet, likabehandling – som utvidgats genom direktiv 2018/957.

Rent distansarbete från den anställdes eget hem för arbetsgivarens egen räkning är normalt inte utstationering: ingen tjänst tillhandahålls en mottagare i den andra staten. Men gränsen överskrids lättare än arbetsgivare förväntar sig. Om den distansanställde arbetar på plats hos en kund i sitt hemland, placeras på ett koncernföretag där eller ställs till förfogande för ett annat företag, gäller värdstatens utstationeringsordning, inklusive verkställighetsskyldigheterna enligt direktiv 2014/67/EU. I Nederländerna är det WagwEU:s anmälningsskyldighet, som en utländsk arbetsgivare måste uppfylla innan arbetet påbörjas; andra medlemsstater driver sina egna portaler, och nederländska arbetsgivare måste använda dessa när flödet går utåt.

Skatt: arbetsgivarens exponering kommer först

Detta avsnitt är avsiktligt högt uppsatt. Skattepositioner är baserade på specifika avtalstexter och fakta, och ingenting här är skatterådgivning; involvera en skatterådgivare innan någon överenskommelse görs.

Risk för fast driftställe

Den exponering som är viktigast är inte den anställdes skatteräkning. Det är att en hemmaarbetsplats utomlands kan utgöra ett fast driftställe för arbetsgivaren i det landet, enligt artikeln om fast driftställe i tillämpligt fördrag. Frågan är i stort sett om hemmakontoret står till arbetsgivarens förfogande och används med tillräcklig regelbundenhet för verksamheten, och separat om den anställde vanligtvis ingår avtal, eller spelar den huvudsakliga rollen som leder till deras ingående, som en beroende agent. Ledande och kommersiella roller medför väsentligt större risker. Ett fast driftställe medför företagsskattedeklaration, vinstfördelning och ofta lokalt löneavdrag.

Den anställdes position

Arbetsinkomst fördelas enligt artikeln om arbetsinkomst i tillämpligt fördrag. I allmänhet är inkomsten beskattningsbar där arbetet fysiskt utförs, med undantag för fall där arbetstagaren endast är närvarande i den andra staten under en begränsad period, lönen kommer från en arbetsgivare som inte är bosatt där och inte betalas av ett fast driftställe där. Delade arbetsdagar innebär delade beskattningsrättigheter och lönekonsekvenser för båda sidor.

Belgien och Tyskland

Nederländerna har bilaterala avtal med både Belgien och Tyskland, och gränspendling är en långvarig policyfråga i båda relationerna. Antalet dagar där man arbetar hemifrån är ett aktuellt förhandlingsämne, och fördragspositionen gentemot Belgien har förändrats: ett nytt avtal undertecknades 2023 och dess ikraftträdande och första tillämpningsår registreras i Verdragenbank på verdragenbank.overheid.nl, vilket är det enda stället som är värt att kontrollera för detta. Fastställ vilken fördragstext som reglerar det aktuella året, och vad den säger om antal dagar som arbetats hemifrån, innan löneutbetalningen upprättas – inte utifrån tidigare praxis och inte utifrån pressens rapportering om ett undertecknande.

Arbetsförhållanden och hälsa och säkerhet på en hemmaarbetsplats utomlands

Den nederländska arbetsmiljölagen slutar inte vid arbetsgivarens lokaler. Enligt Arbeidsomstandighedenwet har arbetsgivaren skyldigheter för den arbetsplats som den tillåter arbetstagaren att använda: artikel 3 kräver en policy inriktad på bästa möjliga arbetsförhållanden och artikel 5 en riskanalys och utvärdering, med en separat ordning för platsoberoende arbete. Utomlands kan arbetsgivaren inte göra inspektioner utan kan ställas inför en andra, lokal ordning. Den fungerande metoden är en självbedömning av den anställde, en dokumenterad utrustningsstandard, skriftliga instruktioner och en incidentrapporteringsväg som fungerar från utlandet. En olycka på en utländsk hemmaarbetsplats medför också ansvar enligt artikel 7:658 i den nederländska civillagen, och den omsorgsskyldigheten är inte uppenbart snävare eftersom skrivbordet är i ett annat land.

Dataskydd och utrustning

Distansarbete inom EES skapar inga problem med överföring. Att arbeta utanför EES gör det: åtkomst till personuppgifter från ett tredjeland kräver en laglig överföringsgrund, vilket rutinmässigt förbises i system för att "arbeta var som helst". Oavsett plats, var tydlig med vem som äger utrustningen, om personliga enheter får användas, hur konfidentiell information hanteras i ett gemensamt hushåll, försäkring för hårdvara utomlands och dess återlämnande när anställningen upphör.

Dokumenten som ska finnas på plats

• En policy för distansarbete. Tillåtna länder, maximal andel utomlands, krav på godkännande, arbetstider och tillgänglighet, utgifter, utrustning, säkerhet och en uttrycklig rätt att återkalla eller ändra tillstånd om rättsläget ändras.
• Ett tillägg till anställningsavtalet. Individuellt och specifikt: den överenskomna arbetsplatsen, den överenskomna uppdelningen, tillämplig lag och domstol, samt den anställdes eget deklarationsansvar. Gör det tidsbegränsat och uttryckligen återkalleligt, så att en förändring av socialförsäkrings- eller skattesituationen inte gör arbetsgivaren bunden till en struktur som den inte längre kan upprätthålla.
• Registreringen och A1-ansökan. Där avtalet gäller, en begäran via SVB med båda parters samtycke och A1-blanketten finns i arkivet. Om den inte gör det, utländsk registrering och löneupprättande före startdatumet, inte efter.
• En granskningscykel. Varje tröskel är framåtblickande, så se över detta minst en gång per år och omedelbart vid eventuella förändringar av bostad, roll, arbetsmönster eller timmar.

Checklista: en anställd ber om att få arbeta från utlandet

• Vilket land, och ligger det i EU, EES eller Schweiz?
• Hur stor andel av den totala arbetstiden under de kommande tolv månaderna?
• Är det genuint distansarbete, eller kommer det att förekomma kundbesök eller arbete på plats där?
• Ligger andelen personer med bosättningsstat under 25 %, mellan 25 % och 50 %, eller når den 50 %?
• Är båda staterna undertecknare, och har en begäran gjorts och ett A1-intyg erhållits?
• Om inte, är utländsk socialförsäkringsregistrering ordnad före startdatumet?
• Kan arbetstagaren vanligtvis arbeta där i enlighet med artikel 8 i Rom I-fördraget, och vad kräver det landets uppsägningsskydd?
• Skapar rollen – senioritet, behörighet att underteckna kontrakt, arbete med klienter – en risk för permanent driftställe?
• Har en skatterådgivare bekräftat löneläget i båda staterna?
• Är hemmaarbetsplatsen bedömd, utrustad och försäkrad, med en väg för incidenter?
• Omfattas någon behandling från ett land utanför EES av en överföringsmekanism?
• Finns det ett undertecknat, återkallbart tillägg och ett dagbokfört granskningsdatum?

Law & More ger råd till arbetsgivare i Nederländerna om gränsöverskridande distansarbete: A1-ansökan via SVB, utländsk socialförsäkring och löneregistrering där ramavtalet inte omfattas, den arbetsrätt som gäller utöver ett nederländskt avtal, samt den policy och det tillägg som gör ett avtal återkalleligt. Om en anställd har bett om att få arbeta från utlandet, vänligen kontakta oss innan avtalet börjar snarare än efter den första löneutbetalningen.