Ramverk för bolagsstyrning: vem bestämmer och vem övervakar?

Ett ramverk för bolagsstyrning är den uppsättning regler som avgör vem i ditt företag som bestämmer vad, vem som övervakar och hur styrelseledamöter redovisar sina beslut. I Nederländerna är det mesta av detta ramverk fastställt i lag i bok 2 i den nederländska civillagen (Burgerlijk Wetboek, BW); den nederländska koden för bolagsstyrning lägger endast till bindande "följ eller förklara"-regler för börsnoterade företag.

För ett privat aktiebolag (bv) är ramverket huvudsakligen bolagsordningen, aktieägaravtalet och ett fåtal interna regler. För ett börsnoterat eller stort företag inkluderar det även en tillsynsstruktur, kommittéer och omfattande rapporteringsskyldigheter. Nedan förklarar vi de juridiska byggstenarna, de val du kan göra och stegen för att införa ett fungerande ramverk.

Varför är ett styrningsramverk viktigt?

Ett tydligt ramverk förhindrar tvister om befogenheter och skyddar styrelseledamöter mot ansvar. Det visar också investerare, banker och tillsynsmyndigheter att beslut fattas med omsorg.

Enligt nederländsk lag måste styrelseledamöter utföra sina uppgifter korrekt (artikel 2:9 BW). Om ett beslut går fel är frågan om styrelseledamoten agerade med vederbörlig omsorg, beaktade rätt information och respekterade de interna reglerna. Ett ramverk som registrerar vem som beslutar vad, och på vilken grund, är det bästa beviset på att så var fallet.

Vad säger nederländsk lag om bolagsintresset?

Styrelseledamöter måste agera i bolagets och dess verksamhets (vennootschapelijk belang) intresse. Det är inte bara aktieägarnas intresse.

Högsta domstolen (Hoge Raad) bekräftade i Cancun-domen (ECLI:NL:HR:2014:797) att styrelseledamöter måste beakta alla inblandades intressen i bolaget, såsom aktieägare, anställda och borgenärer. Samtidigt som de tjänar bolagets intressen måste styrelseledamöter undvika att skada dessa intressenter i onödan eller oproportionerligt hög grad.

Enskikts- eller tvåskiktsbräda: vilken struktur passar?

Holländsk lag tillåter båda. I en tvåskiktsstruktur styrs företaget av en styrelse och en separat tillsynsnämnd (raad van commissarissen) övervakar det; i en enskiktsstruktur sitter verkställande direktörer och icke-verkställande direktörer tillsammans i en styrelse.

Den tvådelade styrelsen

Den tvådelade styrelsen är den traditionella holländska modellen. Företagsledningen (bestuur) leder företaget. Tillsynsnämnden övervakar ledningen och den allmänna verksamheten samt ger råd till styrelsen.

Tillsynsmyndigheterna måste också agera i bolagets intresse. De är inte representanter för de aktieägare som utsett dem. Deras skyldighet är att övervaka oberoende, ställa kritiska frågor och vara korrekt informerade.

Den enskiktade styrelsen

Sedan den 1 januari 2013 kan ett bv eller nv välja en enskiktad styrelse (artikel 2:129a och artikel 2:239a i BW). Verkställande direktörer leder företaget medan icke-verkställande direktörer utövar tillsyn.

Lagen kräver att ordföranden i en ennivåstyrelse är en icke-verkställande direktör, och att arbetsfördelningen anges i bolagsordningen eller styrelsereglerna. Ennivåmodellen väljs ofta av internationella grupper som är bekanta med den, men den kräver tydliga överenskommelser om information och ansvar. I princip delar alla styrelseledamöter kollektivt ansvar, vilket gör en korrekt arbetsfördelning viktig för de icke-verkställande direktörerna.

När är en tillsynsstruktur obligatorisk?

För de flesta privata företag är en styrelse valfri. Den blir obligatorisk enligt ordningen för stora företag (strukturregime) när ett företag uppfyller de lagstadgade kriterierna i tre år i rad.

Dessa kriterier är, i korthet,: emitterat kapital och reserver över ett lagstadgat tröskelvärde, ett företagsråd som inrättats enligt en rättslig skyldighet och minst 100 anställda i Nederländerna (artiklarna 2:153 och 2:263 i BW). Ett företag som omfattas av ordningen måste ha en förvaltningsstyrelse eller en ennivåstyrelse med jämförbara befogenheter. Förvaltningsrådet får då befogenheter, såsom att utse och avskeda styrelseledamöter inom den fullständiga ordningen, och företagsrådet får rätt att rekommendera en tredjedel av tillsynsledamöterna. Det finns undantag och en mildrad ordning för vissa internationella grupper.

Vem bestämmer vad: aktieägare, styrelse och ledning?

Bolagsstämman (algemene vergadering) utser och avsätter styrelseledamöter, fastställer årsredovisningen och beslutar om ändringar i bolagsordningen. Styrelsen förvaltar och representerar bolaget.

För ett bv måste bolagsstämman sammanträda, eller besluta skriftligen, minst en gång om året (artikel 2:218 BW); för ett nv måste årsstämman hållas inom sex månader efter räkenskapsårets utgång (artikel 2:108 BW). Bolagsordningen kan ge bolagsstämman befogenhet att ge instruktioner till styrelsen. Styrelsen måste följa dessa instruktioner om de inte strider mot bolagets intresse (artikel 2:239(4) BW).

De flesta ramverk lägger till en lista över reserverade frågor: beslut som kräver förhandsgodkännande av bolagsstämman eller styrelsen. Exempel är förvärv över ett fastställt belopp, upptagande av betydande skulder, inträde på nya marknader och utnämning av ledande befattningshavare. Sådana godkännanderätter gäller internt. Gentemot tredje part kan en styrelseledamot som är behörig att företräda företaget i allmänhet fortfarande binda det, även utan internt godkännande (artikel 2:240(3) BW). Vår artikel om aktieägaravtalet förklarar hur aktieägare kan teckna ytterligare överenskommelser sinsemellan.

Hur registrerar man beslutsrätt?

Lägg till de grundläggande reglerna i bolagsordningen och detaljerna i styrelseordningar och en godkännandematris. Det håller bolagsordningen stabil medan de dagliga reglerna kan justeras.

En praktisk godkännandematris anger, per beslutstyp, vem som förbereder det, vem som beslutar och vem som måste godkänna det, med beloppsgränser och regler för medsignering. Den registrerar också hur konflikter hanteras och hur beslut protokollförs. Protokoll och beslutspromemorian är era bevis senare på att styrelsen agerade med omsorg.

Vilka uppgifter har direktörer?

Styrelseledamöter måste utföra sina uppgifter korrekt, agera i bolagets intresse och avstå från beslut där de har ett motstridigt personligt intresse. Brott mot dessa skyldigheter kan leda till personligt ansvar.

Intressekonflikter

En styrelseledamot med ett direkt eller indirekt personligt intresse som strider mot bolagets intresse får inte delta i överläggningar och beslutsfattande (artikel 2:129(6) och artikel 2:239(6) BW). Om inget styrelsebeslut kan fattas till följd av detta, beslutar förvaltningsrådet eller, om inget sådant finns, bolagsstämman, om inte annat föreskrivs i bolagsordningen.

Transaktioner med närstående parter, såsom en styrelseledamots eget företag eller en större aktieägare, kräver ett separat förfarande. Registrera vem som deklarerade intresset, vem som beslutade och på vilka villkor. För börsnoterade företag lägger lagen till specifika regler om väsentliga transaktioner med närstående parter.

Styrelseledamöternas ansvar

En styrelseledamot är endast ansvarig gentemot bolaget om han eller hon allvarligt kan klandras (ernstig verwijt) för felaktigt utförande av sina arbetsuppgifter. Gentemot tredje man och vid konkurs kan strängare regler gälla.

Vid konkurs kan styrelseledamöter hållas solidariskt ansvariga för underskottet om de uppenbart har utfört sina arbetsuppgifter felaktigt och detta är en viktig orsak till konkursen (artikel 2:248 BW). Underlåtenhet att föra korrekt bokföring eller lämna in årsredovisningen i tid skapar en rättslig presumtion om att arbetsuppgifterna har utförts felaktigt. Ett privat aktiebolag kan endast göra utdelningar till aktieägare om styrelsen godkänner dem och bolaget kan fortsätta att betala sina skulder efteråt (artikel 2:216 BW). Våra artiklar om styrelseledamöters ansvar och om ekonomisk trygghet inom bolagsrätten diskuterar dessa risker mer i detalj.

Ett bra ramverk minskar dessa risker. Det dokumenterar vilken information styrelsen hade, hur riskerna bedömdes och vem som godkände beslutet. En ansvarsfrihet (decharge) från bolagsstämman täcker endast fakta som framgick av årsredovisningen eller på annat sätt upplystes till stämman, och styrelseledamöters och befattningshavares försäkringar utesluter vanligtvis avsiktligt felaktigt uppsåt.

Hur organiserar ni riskhantering och intern kontroll?

Styrelsen ansvarar för att identifiera de huvudsakliga riskerna och för kontroller som håller dem inom acceptabla gränser. Tillsynsnämnden eller icke-verkställande direktörer övervakar detta.

Många företag använder erkända modeller, såsom COSO för intern kontroll, ISO 31000 för riskhantering och trelinjemodellen, där ledningen äger riskerna, en compliancefunktion fastställer policyer och internrevision ger oberoende försäkran. För börsnoterade företag kräver bestämmelse 1.4.3 i den nederländska bolagsstyrningskoden en kontrollförklaring i förvaltningsberättelsen.

För ett mindre företag fungerar ett enklare system: ansvarsseparation för betalningar, en princip om att alla som har ansvar för ett fast belopp ska kunna hanteras, en månatlig bokslutsprocess och en kort riskrapport med ägarna. Det viktigaste är att styrelsen kan visa att den kände till de viktigaste riskerna och agerade utifrån dem.

Vad bör ni ordna för integritet och visselblåsning?

Arbetsgivare med 50 eller fler anställda måste ha en intern rapporteringsrutin för misstänkta felaktigheter enligt visselblåsarskyddslagen (Wet bescherming klokkenluiders). Anmälare är skyddade mot repressalier.

En uppförandekod anger reglerna för intressekonflikter, gåvor och bekämpning av mutor. En rapporteringskanal fungerar bara om människor litar på den. Det kräver konfidentiell hantering, en tydlig utredningsprocess och en styrelse eller kommitté som följer upp rapporter och lärdomar.

Vilken roll spelar företagsrådet och andra intressenter?

Ett företag med 50 eller fler anställda i Nederländerna måste inrätta ett företagsråd (ondernemingsraad) enligt lagen om företagsråd (Wet op de ondernemingsraden, WOR). Företagsrådet har rätt att bli konsulterat i viktiga ekonomiska beslut och rätt att samtycke till viktiga anställningsregler.

Rätten till rådgivning omfattar beslut som överföring av kontroll, omorganisation, betydande investeringar eller utnämning eller avskedande av en styrelseledamot (artikel 25 och artikel 30 i WOR). Råden måste begäras i ett skede då den fortfarande kan påverka beslutet. Rätten till samtycke omfattar arrangemang som pension, arbetstid och personalövervakningssystem (artikel 27 i WOR). Bygg in dessa rättigheter i beslutsplaneringen, inte som en eftertanke.

Aktieägare utövar sina rättigheter på bolagsstämman. Noterade företag upprätthåller också en investerardialog. Banker och andra finansiärer har ofta informations- och godkännanderätt enligt lånedokumentationen, vilket bör återspeglas i godkännandematrisen.

Vilka rapporteringsskyldigheter gäller?

Varje bv och nv måste upprätta årsredovisning och, beroende på storlek, en förvaltningsberättelse, och lämna in den till handelskammaren (KvK). Större företag måste också få sina räkenskaper granskade.

För ett bv upprättar styrelsen årsredovisningen inom fem månader efter räkenskapsårets utgång; bolagsstämman kan förlänga detta med upp till fem månader (artikel 2:210 BW). Efter godkännande måste redovisningen lämnas in till KvK inom åtta dagar, och under alla omständigheter inom tolv månader efter räkenskapsårets utgång. Sen inlämning kan leda till böter och, vid konkurs, till presumtion om otillbörlig förvaltning som nämns ovan.

Hållbarhetsrapportering enligt EU:s direktiv om hållbarhetsrapportering (CSRD) gäller för stora och börsnoterade företag. Dess omfattning och tidsplan ändrades av EU år 2025, så kontrollera om och när ditt företag omfattas av det.

När gäller den nederländska koden för bolagsstyrning?

Koden gäller för börsnoterade företag med säte i Nederländerna. De måste i sin förvaltningsberättelse ange huruvida de följer dess principer och bestämmelser om bästa praxis och förklara eventuella avvikelser.

Denna skyldighet att ”följa eller förklara” har en lagstadgad grund i artikel 2:391 BW och den tillhörande förordningen om innehållet i förvaltningsberättelsen. Den nuvarande versionen av koden är från december 2022 och lägger större vikt vid hållbart långsiktigt värdeskapande, mångfald och företagets kultur. Övervakningskommittén för bolagsstyrning rapporterar om hur företag tillämpar den.

Onoterade företag är inte bundna av Koden, men många använder den som referens, till exempel när de förbereder sig för investerare eller en försäljning. Välj de element som passar din storlek snarare än att kopiera hela Koden.

Mångfald i styrelsen

Sedan den 1 januari 2022 måste styrelsen för ett börsnoterat nv bestå av minst en tredjedel män och minst en tredjedel kvinnor. En uppsättning som inte uppfyller detta är ogiltig.

Stora NV:er och BV:er måste också sätta lämpliga och ambitiösa mål för könsbalansen i sin styrelse, styrelse och ledning, utarbeta en plan för att uppnå dem och rapportera om detta årligen till det sociala och ekonomiska rådet (SER).

Vilka EU-regler påverkar styrningen?

Förutom nederländsk bolagsrätt finns det flera EU-regler som lägger direkt ansvar på styrelsen. De viktigaste gäller dataskydd, cybersäkerhet och artificiell intelligens.

• Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) kräver att företaget kan visa att de efterlever reglerna, utser ett dataskyddsombud i vissa fall och rapporterar dataintrång till den nederländska dataskyddsmyndigheten (Autoriteit Persoonsgegevens) inom 72 timmar.
• NIS2-direktivet, som implementerats i Nederländerna genom cybersäkerhetslagen (Cyberbeveiligingswet), kräver att de enheter som omfattas av direktivet vidtar cybersäkerhetsåtgärder som ledningsorganet godkänner och övervakar.
• EU:s AI-lag, som trädde i kraft den 1 augusti 2024 och tillämpas i faser, fastställer skyldigheter för företag som utvecklar eller använder AI-system, beroende på risknivån.

Tilldela ansvaret för vart och ett av dessa områden till en utsedd styrelseledamot och se till att styrelsen får regelbundna rapporter.

Hur anpassar ni styrningen till ert företag?

Håll ramverket proportionerligt. En startup behöver tydliga beslutsrättigheter och grundläggande kontroller; en koncern med utländska dotterbolag behöver en gemensam baslinje med lokala tillägg.

Grupper och gränsöverskridande verksamheter

I en koncern fastställer moderbolaget de grundläggande policyerna och de reserverade frågorna. Varje dotterbolags styrelse måste fortfarande agera i sitt eget företags intresse.

Den spänningen spelar roll i praktiken. En instruktion från moderbolaget som skadar dotterbolaget, till exempel genom att tillgångar flyttas ut ur det, kan utsätta dotterbolagets styrelseledamöter för ansvar. För ett centralt register över styrelseledamöter, undertecknare och inlämningsdatum, och se till att lokala styrelser faktiskt sammanträder och beslutar.

Stiftelser och föreningar

Sedan den 1 juli 2021 tillämpas liknande regler om skyldigheter, intressekonflikter och ansvar för stiftelser och föreningar i lagen om förvaltning och tillsyn av juridiska personer (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR).

Vad bör man kontrollera som regissör?

Som styrelseledamot har du personligt ansvar enligt artiklarna 2:9 och 2:248 i BW, så kontrollera att regelverket skyddar dig i praktiken:

• Vet du vilka beslut som kräver förhandsgodkännande enligt bolagsordningen eller aktieägaravtalet, och dokumenteras detta godkännande?
• Har du deklarerat alla motstridiga personliga intressen och avstått från att delta i det beslutet (artikel 2:239(6) i BW för ett bv)?
• Protokolleras styrelsebesluten, med den information som de baserades på?
• Är årsredovisningen upprättad och inlämnad till KvK inom de lagstadgade tidsfristerna?
• Har företagsrådet ombetts om råd i tid gällande beslut som anges i artikel 25 i arbetslagen?

Vad bör man kontrollera som aktieägare?

Som aktieägare utövar du ditt inflytande genom bolagsstämman och de dokument du undertecknar, så kontrollera:

• Vilka beslut som stadgarna förbehåller bolagsstämman, och om du kan ge styrelsen instruktioner (artikel 2:239(4) BW).
• Vem utser och avskedar styrelseledamöter och tillsynsmyndigheter, och om storbolagsordningen begränsar den rätten.
• Vilka informationsrättigheter du har mellan bolagsstämmor, enligt lag eller aktieägaravtal.
• Huruvida utbetalningar prövas mot utdelningstestet i artikel 2:216 BW innan du tar emot dem.
• Hur dödläge och utträde löses, till exempel genom en överlåtelseklausul eller ett utredningsförfarande (enquêteprocedure) hos Näringslivskammaren.

Vad kan vi göra för er med ert styrningsramverk?

Vårt team inom bolagsrätt upprättar och granskar styrning för nederländska och internationella företag:

• Vi granskar er bolagsordning och aktieägaravtal mot bok 2 BW och ert faktiska beslutsfattande.
• Vi utarbetar styrelseregler, en godkännandematris och ett förfarande för intressekonflikter.
• Vi bedömer om ordningen för stora företag gäller och vilket undantag eller vilken mildrad ordning som finns tillgänglig.
• Vi planerar in företagsrådets råd- och samtyckesrätt i större beslut som omorganisation eller försäljning.
• Vi ger råd till styrelseledamöter om personligt ansvar innan ett högriskbeslut fattas.

Sammanfattning

• Ett ramverk för bolagsstyrning anger vem som bestämmer, vem som övervakar och hur styrelseledamöter redovisar sina beslut.
• I Nederländerna finns kärnreglerna i bok 2 BW; den nederländska koden för bolagsstyrning gäller för börsnoterade företag enligt principen "följ eller förklara".
• Styrelseledamöter måste agera i bolagets intresse, vilket inkluderar anställdas, borgenärers och andra intressenters intressen.
• Du kan välja mellan en tvåskiktad och en enskiktad styrelse; den stora företagsordningen gör tillsyn obligatorisk.
• Registrera befogenheter i bolagsordningen, styrelsereglerna och en godkännandematris, och involvera företagsrådet i tid.

De lagstadgade reglerna finns i bok 2 i den nederländska civillagen.

Vanliga frågor och svar