Företagsjuridiska frågor i Nederländerna: de vanligaste riskerna

De juridiska problem som oftast drabbar ett nederländskt företag är anmärkningsvärt förutsägbara, och de flesta av dem kan spåras tillbaka till ett dokument som aldrig utarbetades korrekt eller aldrig använts alls.

Fyra kategorier står för majoriteten. Avtalstvister om prestation, betalning och uppsägning, där den avgörande frågan vanligtvis är om allmänna villkor giltigt införlivades innan avtalet ingicks, och om ett meddelande om försummelse lämnades i den form som artikel 6:82 i den nederländska civillagen (BW) kräver. Arbetstvister, där nederländsk uppsägningslagstiftning endast lämnar en arbetsgivare tre vägar, var och en med sina egna villkor. Företags- och aktieägartvister, där bolagsordningen och aktieägaravtalet avgör vad som kan tvingas fram och av vem, och där utredningsförfaranden och tvångsöverlåtelse eller indragning av aktier utgör den slutgiltiga lösningen. Och regulatorisk exponering, från dataskydds- och konkurrensrätt till sektorspecifik tillsyn.

Två strukturella risker berör alla fyra. Styrelseledamöter kan hållas personligen ansvariga, gentemot företaget enligt artikel 2:9 i BW och gentemot tredje part eller konkursboet om företaget går i konkurs, och den risken ökar med administrativa brister, såsom sen inlämning av årsredovisningen. Och ett krav som dröjer för länge kan preskriberas, eftersom preskriptionstider i nederländsk lag är kortare än vad många utländska företag förväntar sig.

Nedan går vi igenom varje kategori, förklarar vad som vanligtvis går fel och anger de förebyggande åtgärder som är värda att vidta innan en tvist uppstår snarare än efter.

Kort sagt: vilka juridiska problem möter nederländska företag oftast?

Avtal, anställning, aktieägarrelationer och reglering, med styrelseledamöternas ansvar och preskriptionstider som risker över hela linjen. Tabellen visar nyckelregeln för varje.

Varför uppstår kontraktstvister så ofta?

Eftersom många företag förlitar sig på dokument som inte håller: allmänna villkor som aldrig giltigt införlivats, oklara specifikationer eller ingen skriftlig underrättelse om försummelse. Enligt nederländsk lag är det ofta formaliteterna som avgör vem som vinner.

Är era allmänna villkor giltiga?

Endast om de avtalats och, i de flesta fall, gjorts tillgängliga för motparten före eller när avtalet ingicks (artikel 6:234 BW). Om inte, kan motparten ogiltigförklara oskäligt betungande klausuler, såsom en ansvarsbegränsning.

Mellan företag uppstår ofta en "formstrid": båda parter hänvisar till sina egna villkor. Enligt artikel 6:225(3) BW gäller de avsedda villkoren först, såvida inte den andra parten uttryckligen avvisar dem. För internationella avtal kan Wienköpskonventionen (CISG) tillämpas, med andra regler. Kontrollera vilka villkor som gäller innan avtalet undertecknas.

Hur sätter man motparten i dröjsmål?

Vanligtvis med en skriftlig uppsägning ( ingebrekestelling ) som ger en rimlig tidsfrist för fullgörande (artikel 6:82 BW). Först när den tiden har löpt ut är motparten i dröjsmål, och först då kan du kräva skadestånd eller häva avtalet.

Det finns undantag, till exempel när en fastställd tidsfrist har löpt ut eller när motparten har gjort klart att den inte kommer att fullgöra (artikel 6:83 BW). Att åberopa ett undantag är riskabelt, så vid tveksamhet, skicka ett meddelande ändå.

Vad gäller vid sen betalning?

Mellan företag gäller lagstadgad kommersiell ränta ( wettelijke handelsrente ) automatiskt från det avtalade betalningsdatumet, eller om inget datum avtalats, 30 dagar efter mottagandet av fakturan (artikel 6:119a BW). Betalningsvillkor på mer än 60 dagar är endast giltiga i undantagsfall. När ett stort företag köper från ett litet eller medelstort företag är den maximala räntan 30 dagar, och en längre period är ogiltig.

Vanliga orsaker till kontraktstvister inkluderar:

• oklara eller ofullständiga specifikationer för vad som ska levereras;
• tvister om huruvida prestationen var i tid och av avtalad kvalitet;
• uppsägning utan giltig underrättelse om försummelse;
• ansvarsbegränsningsklausuler som visar sig vara ogiltiga.

Vad går fel i anställningsfrågor?

Främst uppsägningar som påbörjas utan en gedigen ansökan eller via fel väg. Nederländsk lag ger en arbetsgivare tre vägar att avsluta ett tillsvidareanställning, och var och en har sina egna villkor.

De tre vägarna är: uppsägning genom ömsesidig överenskommelse i ett förlikningsavtal, uppsägning med tillstånd från UWV (av ekonomiska skäl eller långvarig sjukdom) och upplösning av tingsrätten (av andra skäl, såsom dålig prestation eller stört arbetsförhållande). Arbetsgivaren måste ha en skälig grund enligt artikel 7:669 BW och måste först överväga omplacering.

Andra återkommande problem:

• kedjeregeln för tidsbegränsade avtal (artikel 7:668a BW): mer än tre avtal eller mer än 36 månader leder till ett tillsvidareanställning;
• löneutbetalning och återintegrering under sjukdom, där misstag kan leda till en lönesanktion från UWV;
• konkurrensklausuler som inte är giltiga i ett tidsbegränsat avtal utan skriftliga skäl;
• efterlevnad av ett kollektivavtal (cao) som gäller för sektorn;
• klagomål om diskriminering eller trakasserier.

En anställd vars anställningsavtal löper ut har i allmänhet rätt till ett övergångsvederlag på en tredjedel av månadslönen per anställningsår, högst 102 000 euro år 2026 eller en årslön om den är högre.

Hur löses aktieägartvister?

Först genom bolagsordningen och aktieägaravtalet, och om det misslyckas, genom domstol. De dokument som upprättas i början avgör vanligtvis vem som kan tvinga fram vad.

Varför är aktieägaravtalet viktigt?

Ett bra aktieägaravtal reglerar vad som händer vid dödläge, aktieägares utträde, tvist om värdering av aktier och utnämning av styrelseledamöter. Klausuler som "drag-along", "tag-along" och "good leaver/bad leaver" förhindrar att en oenighet paralyserar företaget. Många tvister vi ser uppstår på grund av att sådana bestämmelser saknas eller är dåligt utformade.

Vilka lagstadgade rättsmedel finns tillgängliga?

Om dokumenten inte erbjuder någon lösning finns det två huvudsakliga vägar att gå, enligt nederländsk lag:

• Tvistlösningsförfaranden (geschillenregel, Artiklarna 2:335 till 2:343c BW): en aktieägare kan tvingas överlåta sina aktier om deras beteende allvarligt skadar bolaget, eller en aktieägare kan kräva att de andra köper deras aktier om deras rättigheter kränks.
• Utredningsförfarandet (undersökningsförfarande, artikel 2:344 och följande BW) inför företagskammaren (Undersökningsrum) av Amsterdam Hovrätt: domstolen kan besluta om en utredning av företagets policy och vidta omedelbara åtgärder, såsom att stänga av en styrelseledamot eller utse en tillfällig styrelseledamot.

Båda vägarna tar tid och pengar. Förebyggande åtgärder, genom väl utformade dokument och tydliga beslut, är nästan alltid billigare.

Vilka regleringar skapar störst risk?

Dataskydd, konkurrensrätt och sektorspecifika regler. Böterna kan vara höga, och tillsynsmyndigheterna riktar sig i allt högre grad även mot små och medelstora företag.

• Dataskydd: Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) gäller för alla företag som behandlar personuppgifter. Den nederländska dataskyddsmyndigheten (Nederländska dataskyddsmyndigheten) övervakar, och böterna kan uppgå till 20 miljoner euro eller 4 % av den globala årsomsättningen, beroende på vilket som är högst (artikel 83 i GDPR).
• Konkurrensrätt: konkurrenslagen (Mededingingswet) förbjuder avtal som begränsar konkurrensen, såsom prisöverenskommelser eller marknadsdelning. Konsument- och marknadsmyndigheten (ACM) utövar tillsyn och kan ålägga böter.
• Penningtvätt: Finansinstitut och vissa yrken, såsom revisorer, advokater och fastighetsmäklare, måste utföra kundkontroll enligt lagen mot penningtvätt och finansiering av terrorism (Wwft).
• Transparens: företag måste registrera sina verkliga huvudmän i UBO-registret. Sedan EU-domstolen avkunnade dom den 22 november 2022 (förenade mål C-37/20 och C-601/20) är registret inte längre öppet för allmänheten.
• Sektorregler: energi, finans, hälso- och sjukvård och transport har var och en sina egna handledare och tillstånd.

När är en styrelseledamot personligen ansvarig?

När en styrelseledamot allvarligt har försummat sina skyldigheter. En styrelseledamot i ett nederländskt BV eller NV är i princip inte ansvarig för bolagets skulder, men det skyddet har sina gränser.

När är en styrelseledamot ansvarig gentemot bolaget?

Enligt artikel 2:9 i bolagsordningen ska varje styrelseledamot utföra sina uppgifter korrekt. En styrelseledamot är endast personligen ansvarig gentemot bolaget om hen allvarligt kan klandras för felaktigt utförande. Exempel inkluderar att han eller hon agerat tydligt utanför bolagets syfte eller åsidosatt bolagsordningen.

När är en styrelseledamot ansvarig i konkurs?

Om bolaget går i konkurs kan förvaltaren ( kuratorn ) hålla styrelseledamöterna solidariskt ansvariga för underskottet om styrelsen uppenbarligen har utfört sina uppgifter felaktigt och detta var en viktig orsak till konkursen (artikel 2:248 BW). Kravet omfattar endast felaktigt utförande under de tre åren före konkursen.

Administrativa brister väger tungt här. Om styrelsen inte förde korrekt räkenskapsföring (artikel 2:10 BW) eller inte lämnade in årsredovisningen i tid (artikel 2:394 BW), antar lagen att det föreligger felaktigt utförande och förutsätter att det var en viktig orsak till konkursen. Årsredovisningen måste lämnas in till handelsregistret inom åtta dagar efter fastställandet, och senast tolv månader efter räkenskapsårets utgång. Sen inlämning är en av de vanligaste, och mest undvikbara, anledningarna till att styrelseledamöter blir personligt ansvariga.

När är en styrelseledamot ansvarig gentemot borgenärer?

Borgenärer kan också hålla en styrelseledamot ansvarig enligt artikel 6:162 BW, till exempel när styrelseledamoten låtit bolaget ingå förpliktelser trots att han visste att det inte kunde uppfylla dem. Tröskeln är hög: styrelseledamoten måste vara personligen och allvarligt skyldig.

Hur snabbt preskriberas ett krav?

Ofta inom fem år. Många utländska företag antar att de har mer tid och förlorar därmed ett krav.

• Ett krav på fullgörande av ett avtal preskriberas fem år efter förfallodagen (artikel 3:307 BW).
• Ett skadeståndsanspråk preskriberas fem år efter det att den skadelidande fick kännedom om skadan och den ansvarige, och i vart fall tjugo år efter händelsen (artikel 3:310 BW).
• En köpare som upptäcker ett fel måste underrätta säljaren inom rimlig tid (artikel 7:23 BW); annars förlorar köparen sina rättigheter.

En preskriptionsfrist kan avbrytas, till exempel genom ett skriftligt meddelande där du tydligt förbehåller dig rätten till fullgörande (artikel 3:317 BW). Fristen börjar då löpa om igen. Håll koll på sådana tidsfrister och skicka ett avbrytandebrev i tid.

Hur påverkar juridiska frågor företagets verksamhet?

De påverkar beslut, processer och budgetar. Ett företag som tidigt tar hänsyn till juridiska risker sparar tid och pengar senare.

Om ett företag hamnar i ekonomiska problem tillåter lagen om domstolsbekräftelse av utomrättsliga rekonstruktionsplaner ( Wet homologie onderhands akkoord , WHOA), som trädde i kraft den 1 januari 2021, att företaget erbjuder borgenärer en plan som domstolen kan göra bindande. Det kan undvika konkurs, men det kräver snabba åtgärder.

Vilka förebyggande åtgärder är värda att vidta?

Några få grundläggande åtgärder förhindrar de flesta av problemen som beskrivs ovan. De kostar betydligt mindre än en tvist.

1. Utarbeta allmänna villkor som passar din verksamhet och se till att de skickas med varje offert och orderbekräftelse.
2. Använd skriftliga avtal för viktiga relationer, med tydliga specifikationer, deadlines och en ansvarsklausul.
3. Skicka ett skriftligt meddelande om försummelse innan du säger upp ett avtal eller begär skadestånd.
4. Upprätta ett aktieägaravtal med bestämmelser om dödläge, utträde och värdering.
5. För korrekt bokföring och lämna in årsredovisningen i tid.
6. Skapa en uppsägningsfil innan du påbörjar en uppsägning och välj rätt väg.
7. Kontrollera din behandling av personuppgifter mot GDPR och för register över behandlingsaktiviteter där det behövs.
8. Övervaka preskriptionstider och avbryt dem i tid.

För internationella företag är det också bra att kontrollera vilken lag som gäller för avtal och anställningsförhållanden, och vilken domstol som har behörighet. Nederländska tvingande regler, till exempel om uppsägning, kan gälla även om ett avtal väljer en annan lag.

Vad kan vi göra för dig med företagsjuridiska frågor?

Våra bolagsjurister ger råd till holländska och internationella företag på engelska och nederländska. Vi kan:

• utarbeta eller granska era allmänna villkor och kontrollera hur de är införlivade i offerter och orderbekräftelser;
• skicka ett meddelande om försummelse eller ett brev som avbryter en preskriptionsfrist enligt artikel 3:317 BW;
• utarbeta ett aktieägaravtal och anpassa det till bolagsordningen;
• bedöma en styrelseledamots exponering enligt artiklarna 2:9 och 2:248 i BW, inklusive inlämnande av årsredovisningen;
• skapa en avvisningsansökan och välja väg via UWV, tingsrätten eller ett förlikningsavtal;
• genomföra förfaranden, inklusive tvistlösning och utredningsförfaranden inför Näringslivskammaren.

Sammanfattning

• De flesta juridiska problem inom företag härrör från dokument som saknats eller är dåligt utformade.
• I avtalstvister är giltiga allmänna villkor och ett skriftligt meddelande om försummelse (artikel 6:82 BW) ofta avgörande.
• Aktieägartvister förebyggs bäst med ett aktieägaravtal; de lagstadgade rättsmedlen är tvistlösning och utredningsförfaranden.
• Sen inlämning av årsredovisningen skapar en presumtion mot konkursboets styrelseledamöter (artikel 2:248 BW).
• Många krav preskriberas efter fem år; avbryt tiden.

Vanliga frågor och svar