Arbetsgivare behandlar mycket data om sina anställda över tid. Alla dessa uppgifter lagras i en personalfil. Denna fil innehåller viktiga personuppgifter och av denna anledning är det viktigt att detta görs säkert och korrekt. Hur länge får arbetsgivare (eller, i vissa fall, krävs) behålla dessa uppgifter? I den här bloggen kan du läsa mer om den juridiska lagringstiden för personalakter och hur du hanterar den.
Vad är en personalakt?
Som nämnts ovan måste en arbetsgivare ofta hantera personaluppgifter om sina anställda. Dessa uppgifter måste lagras korrekt och sedan förstöras. Detta görs genom en personalakt. Detta inkluderar namn och adressuppgifter för anställda, anställningsavtal, prestationsrapporter, et cetera. Dessa data måste uppfylla krav enligt AVG-reglerna och måste sparas under en viss tid.
(Om du vill veta om din personalfil uppfyller kraven i AVG, kolla in vår personalfil AVG checklista här.)
Lagring av anställdas data
AVG ger inga specifika lagringsperioder för personuppgifter. Det finns inget enkelt svar på lagringstiden för en personalakt, eftersom den består av olika typer av (person)uppgifter. En annan lagringstid gäller för varje kategori av uppgifter. Det påverkar också om personen fortfarande är anställd, eller har lämnat anställningen.
Kategorier av lagringsperioder
Som framgått ovan finns det olika lagringsperioder relaterade till lagring av personuppgifter i en personalakt. Det finns två kriterier att ta hänsyn till, nämligen om en anställd fortfarande är anställd eller har lämnat sin anställning. Följande visar när viss data ska förstöras, eller snarare behållas.
Aktuell personalakt
Inga fasta bevarandetider är satta för uppgifter som finns i en aktuell personalakt för en anställd som fortfarande är anställd. AVG ålägger endast en skyldighet för arbetsgivare att hålla personalhandlingar "aktuella". Det innebär att arbetsgivaren själv är skyldig att sätta en tidsfrist för periodisk granskning av personalakter och förstöring av inaktuella uppgifter.
Ansökningsinformation
Ansökningsuppgifter som avser en sökande som inte anställs ska förstöras inom högst 4 veckor efter avslutat ansökningsförfarande. Data som motivering eller ansökningsbrev, CV, beteendeförklaring, korrespondens med den sökande faller under denna kategori. Med sökandens samtycke är det möjligt att spara uppgifterna i ca 1 år.
Återintegreringsprocess
När en anställd har genomfört en återanpassningsprocess och återgår till sitt arbete, gäller en maximal kvarhållningstid på 2 år efter avslutad återanpassning. Det finns ett undantag från detta när arbetsgivaren är självförsäkrare. I det läget gäller en bevarandetid på 5 år.
Max 2 år efter avslutad anställning
Efter att en anställd lämnar anställningen är huvuddelen av (person)uppgifterna i personalakten föremål för en lagringstid på upp till 2 år.
Denna kategori inkluderar:
- Anställningsavtal och ändringar av dessa;
- Korrespondens rörande avgång;
- Rapporter om utvärderingar och prestationsöversikter;
- Korrespondens relaterad till befordran/degradering;
- Korrespondens om sjukdom från UWV och företagsläkare;
- Rapporter relaterade till Gatekeeper Improvement Act;
- Avtal om medlemskap i företagsråd;
- Kopia av certifikat.
Minst 5 år efter avslutad anställning
Vissa personuppgifter är föremål för en lagringstid på fem år. Arbetsgivaren är därför skyldig att spara dessa uppgifter under en period av 5 år efter att arbetstagaren lämnat anställningen. Det här är följande data:
- Löneskatteredovisningar;
- Kopia av anställds identifikationsdokument;
- Etnicitet och ursprungsdata;
- Data relaterade till löneskatter.
Dessa uppgifter bör därför bevaras i minst fem år, även om de ersätts av nya uppgifter i personalakten.
Minst 7 år efter avslutad anställning
Därefter har arbetsgivaren också en så kallad 'skattehållningsskyldighet'. Detta förpliktar arbetsgivaren att föra alla grundläggande register under en period av 7 år. Detta inkluderar alltså grunddata, löneutmätningar, löneregister och löneavtal.
Utgått lagringsperiod?
När en maximal lagringstid för uppgifter från en personalakt har löpt ut får arbetsgivaren inte längre använda uppgifterna. Dessa uppgifter bör sedan förstöras.
När en minsta bevarandetid har löpt ut ska arbetsgivaren Maj förstöra dessa uppgifter. Ett undantag gäller när en minsta lagringstid har löpt ut och den anställde begär att uppgifterna förstörs.
Har du frågor om lagringstider för personalfiler eller lagringstider för andra uppgifter? Kontakta oss i så fall. Vår anställningsadvokater hjälper dig gärna!