Lagen om elektronisk arkivering i kommersiella register: hur regeringen rör sig med tiden
Beskrivning
Att hjälpa internationella kunder som har ett företag i Nederländerna är en del av min dagliga praxis. Trots allt är Nederländerna ett bra land att bedriva företag i, men att lära sig språket eller vänja sig till den nederländska affärsmetoden kan ibland vara komplicerat för utländska företag. Därför uppskattas ofta en hjälpande hand. Omfattningen av min assistans sträcker sig från att hjälpa till i komplexa uppgifter, till hjälp i kommunikationen med de nederländska myndigheterna. Nyligen fick jag en fråga från en klient för att förklara vad som exakt anges i ett brev från den nederländska handelskammaren. Detta enkla, men viktiga och informationsbrev gällde en nyhet i arkiveringen av finansiella rapporter, som inom kort bara kommer att vara möjlig elektroniskt. Brevet var ett resultat av regeringens önskan att flytta med tiderna, utnyttja fördelarna med elektroniskt datautbyte och införa ett standardiserat sätt att hantera denna årliga återkommande process. Därför måste bokslutet deponeras elektroniskt från räkenskapsåret 2016 eller 2017, såsom det förkroppsligades i våt deponering i handelsregister längs elektroniska weg (lagen om elektronisk arkivering i handelsregister), som infördes tillsammans med Besluit elektroniska deponering av handelsregister (resolution om elektronisk arkivering i kommersiella register); den senare ger ytterligare detaljerade regler. Ganska munfull, men vad innebär exakt denna lag och resolution?
Då och nu
Tidigare kunde bokslutet deponeras på handelskammaren både elektroniskt och på papper. Den holländska civillagen känner fortfarande till stor del till bestämmelser som baseras på deposition på papper. För närvarande kan denna metod ses som föråldrad och jag blev faktiskt lite förvånad över att denna utveckling inte har uppstått tidigare. Det är inte svårt att föreställa sig att arkivering av finansiella rapporter på papper har många nackdelar jämfört med elektronisk arkivering av dessa dokument när man ser utifrån ett kostnads- och tidsperspektiv. Tänk på papperskostnader och kostnader och tid som krävs för att lägga årsredovisningarna på papper och skicka dem - även på papper - till handelskammaren, som sedan måste bearbeta dessa skriftliga handlingar, och inte ens nämna tid och kostnader när en revisor utarbetar eller verifierar dessa (icke-standardiserade) finansiella rapporter. Därför föreslog regeringen att använda "SBR" (förkortning: Standard Business Report), som är en standardiserad elektronisk metod för att skapa och skicka in finansiell information och dokument, baserat på en datakatalog (den holländska taxonomin). Den här katalogen innehåller definitioner av data som kan användas för att skapa bokslutet. En annan fördel med SBR-metoden är att inte bara utbytet av data mellan företaget och handelskammaren kommer att förenklas utan också som ett resultat av standardiseringen blir utbytet av data med tredje part också lättare. Små företag kan redan lämna årsredovisningen elektroniskt med hjälp av SBR-metoden sedan 2007. För medelstora och stora företag har denna möjlighet införts 2015.
Så när och för vem?
Regeringen klargjorde att svaret på denna fråga är ett typiskt fall av ”storleksfrågor”. Småföretag kommer att vara skyldiga att lämna in bokslutet elektroniskt via SBR från och med budgetåret 2016 och framåt. Som ett alternativ har små företag som (utarbetar och) lämnar in bokslutet själva möjlighet att deponera uttalanden genom en gratis onlinetjänst - tjänsten “zelf deponeren jaarrekening” - som är i drift sedan 2014. Fördelen med detta tjänsten är att man inte behöver köpa programvara som är ”SBR-kompatibel”. Medelstora företag kommer att behöva lämna in bokslutet genom SBR från och med budgetåret 2017 och framåt. Även för dessa företag kommer en tillfällig, alternativ onlinetjänst (”opstellen jaarrekening”) att introduceras. Genom denna tjänst kan medelstora företag själva utarbeta bokslutet i XBRL-format. Efteråt kan dessa uttalanden lämnas in via en onlineportal (“Digipoort”). Detta innebär att företaget inte nödvändigtvis behöver köpa ”SBR-kompatibel” programvara omedelbart. Denna tjänst kommer att vara tillfällig och kommer att utnyttjas efter fem år, räknat från 2017. Det finns ingen skyldighet för stora företag och medelstora gruppstrukturer att lämna in finansiella rapporter via SBR än. Detta beror på att dessa företag måste hantera en mycket komplex uppsättning krav. Förväntningen är att dessa företag får möjlighet att välja mellan arkivering genom SBR eller arkivering genom ett specifikt europeiskt format från och med 2019.
Inga regler utan undantag
En regel skulle inte vara en regel om det inte fanns några undantag. Två, för att vara exakt. De nya reglerna om arkivering av finansiella rapporter är inte tillämpliga på juridiska personer och företag med säte utanför Nederländerna, som på grundval av Handelsregisterbesluit 2008 (Commercial Register Resolution 2008) har skyldigheten att lämna in de finansiella dokumenten vid handelskammaren, såvitt och i den form som dessa handlingar ska avslöjas i det land där det har sitt säte. Det andra undantaget görs för emittenter enligt definitionen i artikel 1: 1 i Wft (Financial Supervision Act) och dotterbolag till en emittent, om dessa är emittenter själva. En emittent är vem som helst som vill emittera värdepapper eller avser att emittera värdepapper.
Andra uppmärksamhetspunkter
Ändå är det inte allt. Juridiska personer måste själva notera några ytterligare aspekter av betydelse. En av dessa aspekter är det faktum att den juridiska personen kommer att förbli ansvarig för arkivering av finansiella rapporter som är i enlighet med lagen. Detta innebär bland annat att bokslutet ska kunna skapa en sådan insikt att man i tillräcklig grad kan bedöma den juridiska enhetens finansiella ställning. Jag råder därför varje företag att noggrant kontrollera uppgifterna i bokslutet innan de arkiveras hela tiden. Sist men inte minst, uppmärksamma det faktum att vägran att lämna in uttalanden på det sätt som föreskrivs kommer att utgöra ett brott på grundval av Wet op de Economische Delicten (lagen om ekonomisk brott) Ganska bekvämt har det bekräftats att de finansiella rapporterna som skapats genom SBR-metoden kan användas av bolagsstämman för att fastställa dessa uttalanden. Dessa konton kan också bli föremål för revision av en revisor i enlighet med artikel 2: 393 i den nederländska civillagen.
Slutsats
Med införandet av lagen om elektronisk arkivering i kommersiella register och den tillhörande resolutionen har regeringen visat en fin del av progressivitet. Som ett resultat blir det obligatoriskt för små och medelstora företag att deponera de finansiella rapporterna elektroniskt från åren 2016 respektive 2017, såvida inte företaget faller inom ramen för ett av undantagen. Fördelarna är många. Ändå råder jag alla företag att hålla sitt förnuft eftersom det slutliga ansvaret fortfarande ligger hos de skyldiga att arkivera själva och som företagsledare vill du säkert inte ha kvar att hantera konsekvenserna.
Kontakta oss
Om du har ytterligare frågor eller kommentarer efter att du har läst den här artikeln, kontakta gärna mr. Maxim Hodak, advokat vid Law & More via maxim.hodak@lawandmore.nl eller mr. Tom Meevis, advokat vid Law & More via tom.meevis@lawandmore.nl eller ring oss på +31 (0)40-3690680.