Bolagsordning (statuten): vad måste den innehålla?

Bolagsordningen (statuten) är de grundläggande reglerna för en nederländsk juridisk person, såsom ett privat aktiebolag (besloten vennootschap, BV), publikt aktiebolag (naamloze vennootschap, NV), kooperativ, förening eller stiftelse. För de flesta av dessa enheter måste de fastställas i en notariehandling som utfärdas av en nederländsk notarie; det huvudsakliga undantaget är en informell förening, som kan existera utan en notariehandling men då har begränsad rättskapacitet.

Artiklarna anger bland annat namn, registrerat säte, syfte, kapitalstruktur och regler för beslutsfattande. Bok 2 i den nederländska civillagen (BW) anger minimikraven för varje typ av enhet.

Vad är lagar och var reglerar lagen dem?

Stadgarna är de interna stadgarna för en juridisk person, vilka ingår i den notariebekräftade stiftelseshandlingen. Bok 2 i den nederländska civillagen (BW) anger vilka regler som måste inkluderas för varje typ av person.

De viktigaste bestämmelserna är artikel 2:177 BW för BV, artiklarna 2:66 och följande för NV, artikel 2:27 BW för föreningen (vereniging), artikel 2:286 BW för stiftelsen (stifting) och artiklarna 2:53 och följande för kooperativet (coöperatie), inklusive varianten med uteslutet ansvar för medlemmarna (UA). Avtalet är upprättat på nederländska; en tvåspråkig nederländsk-engelsk version är vanlig, men den nederländska texten har företräde.

Enheten uppstår när den notariebekräftade handlingen upprättas. Notarien registrerar sedan den i handelsregistret (handelsregister) hos Nederländska handelskammaren (KvK). Läs mer om registrering i vår artikel om företagsregistret i Nederländerna.

Vilka enheter måste ha artiklar?

Alla nederländska juridiska personer med full rättskapacitet har stadgar. De vanligaste är BV, NV, kooperativet, föreningen med full rättskapacitet och stiftelsen, inklusive en stiftelse med välgörenhetsstatus (ANBI).

Varför är registrering så viktig?

Eftersom de artiklar som lämnas in till KvK är offentliga kan tredje man i princip förlita sig på vad som är registrerat. Enligt artikel 25 i handelsregisterlagen från 2007 (Handelsregisterwet 2007) kan ett företag i allmänhet inte åberopa fakta som borde ha registrerats men som inte var registrerade mot tredje man som inte var medveten om dem.

Registrering får även konsekvenser för styrelseledamöter. Enligt artikel 2:180 i BW är styrelseledamöterna i ett BV solidariskt ansvariga, tillsammans med bolaget, för rättshandlingar som utförts för dess räkning innan bolaget registrerades. Liknande regler gäller för NV.

Varför är artiklarna viktiga för styrningen?

Artiklarna avgör vem som kan bestämma vad och hur. Tydliga artiklar förhindrar dödlägen och tvister; oklara eller föråldrade artiklar inbjuder till dem.

De specificerar till exempel vem som representerar företaget, hur möten sammankallas, vilka majoriteter som gäller, hur styrelseledamöter utses och avskedas samt hur aktier emitteras och överförs. Regler för oavgjorda beslut, såsom utslagsröst eller hänvisning till medling, kan förhindra att ett företag kör fast.

Skydd av aktieägare och styrelseledamöter

Tydliga regler om intressekonflikter, utdelningar och befogenhetsfördelning hjälper styrelseledamöter att agera inom lagens ramar. Ett aktiebolag får endast göra en utdelning om styrelsen godkänner den enligt utdelningstestet i artikel 2:216 i BW.

Vilka klausuler måste artiklarna innehålla?

Lagen föreskriver ett minimikrav för innehåll, vilket skiljer sig åt per enhet. För varje enhet inkluderar detta namn, kommunen i Nederländerna där den har sitt registrerade säte och dess syfte; för ett BV och ett NV inkluderar det även regler för aktierna.

Enligt artikel 2:177 i BW anger bolagsordningen för ett BV bolagets namn, säte och syfte. Det registrerade sätet måste finnas i en nederländsk kommun, även om verksamheten bedrivs från utlandet. Syftet bör tydligt beskriva bolagets verksamhet; om det är för snävt kan bolaget senare behöva ändra sina bolagsordningar.

Kapital och aktier

För ett BV anger bolagsordningen aktiernas nominella värde, eller metoden för att fastställa det, och eventuella aktieslag. Sedan reformen av BV-lagen 2012 (flex-BV) finns det inget minimikapital för ett BV, men minst en aktie med rösträtt måste innehas av någon annan än bolaget självt.

Ett NV måste ha ett emitterat kapital på minst 45 000 euro enligt artikel 2:67 i BW, och dess bolagsordning måste ange det auktoriserade kapitalet. För både BV och NV kan bolagsordningen skapa olika aktieslag, till exempel aktier utan rösträtt eller utan vinsträtt i ett BV.

Organ, beslutsfattande och redovisning

Stödordningarna reglerar styrelsens, en tillsynsnämnds eller en enda styrelses, om sådan finns, och bolagsstämmans befogenheter. De innehåller även regler om kallelse till möten, beslutsmässighet, majoritet och beslut utanför möte.

De flesta stadgar reglerar även räkenskapsåret, fastställandet av årsredovisningen och vinstutdelningen. För en stiftelse bestämmer stadgarna hur eventuellt överskott ska användas, eftersom en stiftelse inte får göra utdelningar till sina grundare eller styrelseledamöter, förutom för välgörande eller sociala ändamål.

Överlåtelse av aktier

För ett BV innehåller bolagsordningen vanligtvis en överlåtelsebegränsning (blokkeringsregeling), till exempel en skyldighet att först erbjuda aktierna till de andra aktieägarna. Sedan 2012 är en sådan klausul inte längre obligatorisk; om bolagsordningen inte innehåller någon regel gäller ett lagstadgat erbjudandesystem enligt artikel 2:195 BW, men bolagsordningen kan avvika från det eller utesluta det.

I ett NV är aktier i princip fritt överlåtbara, även om bolagsordningen kan innehålla begränsningar.

Upplösning

I artiklarna anges ofta vem som kan besluta att upplösa enheten och vad som händer med eventuella återstående tillgångar. Om de inte säger något gäller de lagstadgade reglerna om upplösning och likvidation i andra delen av lagen om betalningsförbud.

Vilka valfria klausuler kan du lägga till?

När det obligatoriska innehållet väl är på plats lämnar nederländsk lag betydande utrymme för skräddarsydda regler. Dessa kan bidra till att attrahera investerare, behålla nyckelpersoner och förhindra dödlägen, förutsatt att de inte strider mot andra delen av BW.

För investerare inkluderar vanliga alternativ preferensaktier med prioriterad utdelning, drag-along- och tag-along-rättigheter, samt aktievillkor som skyddar mot utspädning. Vissa av dessa arrangemang passar bättre i ett aktieägaravtal, men att förankra dem i bolagsordningen ger dem verkan mot alla aktieägare, inklusive framtida aktieägare.

För grundare och anställda kan avgångsregler vara användbara, med olika återköpspriser för en bra avgångsgivare och en dålig avgångsgivare. Skyldigheter som rör individer snarare än aktier, såsom en konkurrensklausul, hör i allmänhet hemma i ett aktieägaravtal eller ett anställnings- eller ledningsavtal.

Styrning och dödläge

Styrningsalternativ inkluderar en enskiktad styrelse med verkställande och icke-verkställande direktörer enligt artiklarna 2:129a och 2:239a i BW, rådgivande kommittéer och observatörsrätt för investerare. För att förhindra dödläge kan du inkludera en utslagsröst, medling eller skiljedom, eller en mekanism genom vilken en aktieägare kan köpa ut den andra till en i förväg överenskommen värdering.

Vissa företag placerar sina aktier i en stiftelse (stichting administratiekantoor, STAK), som emitterar depåbevis. Detta skiljer rösträtt från ekonomiskt ägande och kan bidra till att hålla beslutsfattandet stabilt.

Digitala och internationella funktioner

Bolagsordningen för ett BV eller NV kan tillåta aktieägare att delta och rösta på bolagsstämmor elektroniskt, enligt artiklarna 2:227a och 2:117a BW. Engelska kan användas som bolagets arbetsspråk, men den nederländska texten i bolagsordningen förblir avgörande.

Hur skriver man artiklar för en ny organisation?

Börja med valet av juridisk form, kom sedan överens om huvudpunkterna med de inblandade och instruera först därefter notarien. Den ordningen sparar tid och undviker en andra omgång ändringar.

Att välja juridisk form

BV är det vanligaste valet för ett företag: flexibelt, utan minimikapital och begränsat ansvar för aktieägarna. NV passar större företag och börsnoterade företag. Ett kooperativ passar medlemmar som arbetar tillsammans och delar resultaten; i ett kooperativt UA är medlemmarnas ansvar uteslutet. En stiftelse har inga medlemmar och passar ideella ändamål eller holdingstrukturer, såsom en STAK.

Att arbeta med notarien

Notarius publicus är en opartisk offentlig tjänsteman, inte advokat för en av parterna. Notarius publicus kontrollerar grundarnas identitet, den juridiska formen och innehållet i bolagsordningen, samt utför kundkännedomskontroller.

Förse notarien med identitetshandlingar för alla grundare och en fullmakt för alla som inte skriver under personligen. Notarien skickar sedan ett utkast till handling och registrerar, efter verkställandet, enheten hos KvK.

Tips för utländska grundare

Identitetshandlingar eller utländska företagsdokument kan behöva legaliseras eller förses med apostille. Se till att namnen stavas exakt som i passet, eftersom avvikelser orsakar förseningar vid KvK.

För ett BV krävs inte längre ett bankutdrag som bekräftar betalningen för aktierna vid registrering. För ett NV krävs fortfarande ett bankutdrag om att kapitalet har betalats in.

Hur ändrar man befintliga artiklar?

Ändring av bolagsordningen kräver ett beslut av behörigt organ och en ny notariehandling. Enligt artikel 2:234 BW träder en ändring av bolagsordningen för en BV i kraft först när notariehandlingen har upprättats; samma regel gäller för NV.

Vilken majoritet behövs?

För en BV och en NV beslutar bolagsstämman om ändringar enligt artiklarna 2:231 och 2:121 i BW. Om inte annat anges i bolagsordningen krävs ett beslut med absolut majoritet av de avgivna rösterna; många artiklar föreskriver en högre majoritet eller ett beslutsmässigt quorum.

För en förening krävs enligt artikel 2:42 i BW en majoritet av minst två tredjedelar av de avgivna rösterna. En stiftelseurkunders stadgar kan endast ändras om de tillåter det; i annat fall är ändring endast möjlig genom domstol.

Kontrollera de aktuella stadgarna noggrant innan du sammankallar mötet. Ett beslut som fattats med fel majoritet eller vid ett möte som inte sammankallats korrekt kan vara ogiltigt eller kan ogiltigförklaras.

Arkivering och fallgropar

Efter att handlingen har upprättats lämnar notarien in de ändrade bestämmelserna till KvK. Se upp för föråldrade korsreferenser, bestämmelser som inte längre passar in i aktieägaravtalet och gamla regler om innehavaraktier, som enligt lag har omvandlats till registrerade aktier. Sprid alltid den konsoliderade texten till banker, revisorer och datarummet.

Hur får man tag på, översätter eller certifierar man artiklarna?

Du kan beställa de senaste inlämnade artiklarna från KvK online, med hjälp av företagets KvK-nummer, mot en liten avgift. Banker, investerare och utländska myndigheter frågar ofta efter dem.

Om artiklarna behövs utomlands kan en notarie utfärda en bestyrkt kopia, och tingsrätten kan sedan lägga till en apostille. För domstolsförfaranden eller utländska myndigheter krävs vanligtvis en översättning av en svuren översättare; för internt bruk räcker en fungerande översättning, så länge alla vet att den nederländska texten har företräde.

Vad är skillnaden mellan en handling, bolagsordningen och ett aktieägaravtal?

Stiftelseurkunden skapar enheten och innehåller bolagsordningen. Bolagsordningen är bindande för bolaget och alla dess aktieägare eller medlemmar, nuvarande och framtida; ett aktieägaravtal är ett avtal som endast binder de parter som undertecknat det.

Stiftelseurkunden innehåller även engångsuppgifter, såsom grundarnas identitet, de första styrelseledamöterna och de aktier som emitterades vid stiftelsen. Bolagsordningen innehåller de permanenta reglerna. Det brittiska bolagsavtalet har ingen separat nederländsk motsvarighet.

Om bolagsordningen och ett aktieägaravtal står i konflikt med varandra, avgör bolagsordningen vad som gäller inom bolaget, till exempel giltigheten av ett beslut. En aktieägare som agerar i strid med aktieägaravtalet kan dock bryta mot de andra parterna. Tvingande lag i andra delen av BW har företräde framför båda dokumenten.

Vad bör man kontrollera som grundare eller företag?

Kontrollera utkastet till handlingen innan notarien verkställer den, eftersom varje senare ändring kräver en ny notariehandling enligt artikel 2:234 BW. Se till att bestämmelserna överensstämmer med aktieägaravtalet.

• namn, registrerat säte i Nederländerna och ett tydligt syfte;
• aktier, aktieklasser, överlåtelserestriktioner och utdelningsregler;
• styrelsemodell, tillsynsorgan, beslutsmässighet och majoritet;
• skräddarsydda klausuler, såsom regler för avgång, bestämmelser om dödlägen och elektroniska möten;
• överensstämmelse med aktieägaravtalet och fullständiga identitetshandlingar och fullmakter.

Vad bör man kontrollera som aktieägare eller investerare?

Läs igenom de bestämmelser som lämnats in till KvK innan du förvärvar aktier. Bestämmelserna är bindande för dig så snart du blir aktieägare, även om du inte själv förhandlat om dem.

• Vilken andelsklass får du, och medför den rösträtt och vinsträtt?
• Tillåter överlåtelsebegränsningen (blokkeringsregel) eller den lagstadgade erbjudandeordningen i artikel 2:195 BW dig att lämna, och till vilket pris?
• Vilken majoritet gäller för att ändra artiklarna, och kan man blockera ändringar som påverkar ens rättigheter?
• Stämmer reglerna för leaver, drag-along och tag-along i bolagsordningen överens med aktieägaravtalet?
• Stämmer versionen som lämnats in till KvK överens med den version som visades för dig?

Vad kan vi göra för er med bolagsordning?

Våra bolagsjurister utarbetar och granskar bolagsordningar och aktieägaravtal för nederländska och internationella klienter.

• Vi utarbetar bolagsordningen för en ny BV, NV eller stiftelse och samordnar handlingen med notarien.
• Vi granskar befintliga artiklar mot gällande bok 2 BW och aktieägaravtalet.
• Vi utarbetar aktieklasser, leaverregler och bestämmelser om dödläge för en finansieringsrunda.
• Vi förbereder aktieägarnas beslut om att ändra bolagsordningen med rätt majoritet.
• Vi ordnar en bestyrkt kopia och en engelsk översättning av artiklarna för användning utomlands.

Sammanfattning

• Bolagsordningen (statuten) är de grundläggande reglerna för en nederländsk juridisk person och finns i en notariehandling på nederländska.
• Enheten uppstår vid notariehandlingen; styrelseledamöter i ett BV är personligen ansvariga för rättshandlingar före registrering (artikel 2:180 BW).
• Det registrerade sätet måste vara i en nederländsk kommun; ett BV har inget minimikapital, ett NV behöver minst 45 000 euro.
• En ändring kräver ett beslut med rätt majoritet och en ny notariehandling, och träder i kraft först när handlingen är verkställd.
• Bolagsordningen är bindande för alla aktieägare; ett aktieägaravtal är endast bindande för dess parter.

Vanliga frågor och svar